Executive​/Office Assistant - Tempo determinato​/Tempo indeterminato

Location: Turbigo

Per nostro cliente, affermata realtà con sede in zona Milano Nord, siamo alla ricerca di una figura di Office/Executive Assistant.

Si offre contratto a Tempo determinato finalizzato all’assunzione con RAL (in base all’esperienza pregressa tra i 30 e i 35 K).

La risorsa selezionata avrà le seguenti responsabilità:

Gestione ufficio e facility management: coordinamento fornitori, manutenzioni, servizi generali e supervisione degli spazi aziendali. Accoglienza ospiti, corrispondenza e supporto operativo quotidiano.

Supporto operativo e organizzativo al CEO: gestione agenda, documentazione aziendale e personale.

Organizzazione completa di trasferte nazionali e internazionali, con gestione logistica e ottimizzazione tempi/costi

Supporto amministrativo e HR: gestione fatture passive, controllo pagamenti, coordinamento studio paghe, onboarding, documentazione dipendenti e note spese

Organizzazione di eventi aziendali, meeting, convention e attività di team building

Coordinamento servizi interni: cancelleria, materiali di consumo, sale riunioni e gestione spazi comuni

Il Profilo Ideale:
1. Esperienza e Background

Seniority:  1-3 anni di esperienza pregressa in ruoli analogi (Office Assistant, Executive Assistant, Segretaria di Direzione, Office Manager Junior).

Contesti di provenienza:  Aziende strutturate, multinazionali o studi professionali moderni, dove la gestione multitasking e la riservatezza sono requisiti quotidiani.

2. Competenze Tecniche e Hard Skills

Lingue straniere:  Ottima conoscenza della lingua  Inglese (livello B2/C1) , sia scritta che parlata, fondamentale per la gestione di clienti o fornitori internazionali e per la reportistica.

Strumenti Digitali:  Padronanza assoluta del Pacchetto Office (in particolare Excel e PowerPoint per presentazioni e reportistica) e dei tool di collaborazione in cloud (Google Workspace, Microsoft Teams, Slack, Zoom).

3. Competenze Trasversali e Soft Skills

Problem Solving & Proattività:  Capacità di anticipare le esigenze dell'ufficio e del management, trovando soluzioni rapide a imprevisti logistici.

Standing e Comunicazione:  Eccellenti doti relazionali, diplomazia e capacità di interagire con interlocutori di diversi livelli gerarchici.

Organizzazione e Time Management:  Abilità nel gestire scadenze multiple e nel dare priorità ai compiti in autonomia.

Riservatezza:  Gestione quotidiana di informazioni sensibili con il massimo livello di etica professionale e discrezione.

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