Corporate Secretary & Document Control Assistant

Location: Daerah Khusus Ibukota Jakarta

** Corporate Secretary, Legal, Risk & Compliance**# Corporate Secretary & Document Control Assistant----###

Job Description:

** 1. Dukungan Sekretaris Perusahaan & Kepatuhan Pasar Modal
*** Membantu dalam persiapan dan penyelenggaraan Rapat Direksi, Rapat Dewan Komisaris, dan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), termasuk pemanfaatan eASY.KSEI.
* Menyusun, mengelola, dan mengarsipkan Notulen Rapat (MoM) serta dokumen hukum perusahaan lainnya secara sistematis.
* Membantu Sekretaris Perusahaan dalam menyiapkan pengungkapan publik wajib, Laporan Tahunan, dan Laporan Keberlanjutan sesuai dengan prinsip-prinsip Tata Kelola Perusahaan yang Baik (GCG)
* Mendukung pengajuan administratif pelaporan online kepada regulator seperti OJK dan IDX melalui SPE-IDXNet.
* Bertindak sebagai dukungan administratif dalam berkoordinasi dengan pemangku kepentingan eksternal, termasuk Notaris, Biro Administrasi Efek (BAE), dan KSEI.
** 2. Pengendalian Dokumen & Kesiapan Audit ISO
*** Bertindak sebagai titik pusat dalam mengelola dan mengendalikan seluruh dokumentasi Sistem Manajemen Terpadu (IMS), khususnya untuk ISO 9001, ISO/IEC 27001, dan ISO 14001.
* Memastikan semua manual ISO, Prosedur Operasional Standar (SOP), dan catatan terus diperbarui, diindeks dengan benar, disimpan dengan aman, dan mudah diakses.
* Menjaga kontrol versi yang ketat terhadap kebijakan perusahaan untuk mencegah ketidaksesuaian selama audit pengawasan internal dan eksternal.
* Memastikan bahwa perusahaan tetap ‘Siap Audit’ 365 hari setahun dengan menjaga jejak dokumen yang sempurna.

---### Requirement:
* Gelar Sarjana (S1) di bidang Administrasi Bisnis, Hukum, Manajemen, atau bidang administrasi terkait.
* Pengalaman kerja minimal 1–3 tahun di bidang administrasi Sekretariat Perusahaan, Pengendalian Dokumen, atau Administrasi Kepatuhan. Pengalaman bekerja di Perusahaan Terbuka (Tbk) sangat diutamakan.
* Pengetahuan tentang portal pelaporan pasar modal (misalnya, SPE-IDXNet) dan platform pemungutan suara elektronik (misalnya, eASY.KSEI) merupakan nilai tambah yang kuat.
* Pemahaman yang kuat tentang prinsip-prinsip pengendalian dokumen, lebih disukai dengan pengalaman dalam kerangka kerja ISO 9001 (Kualitas) dan ISO 27001 (Keamanan Informasi).
* Keterampilan menulis, mengedit, dan mengarsipkan dokumen bisnis yang sangat baik.
* Mahir dalam menggunakan Microsoft Office Suite dan sistem manajemen dokumen.
* Mampu menangani dokumentasi dalam jumlah besar tanpa kesalahan, karena jejak audit sangat penting dalam industri keamanan siber.
* Kemampuan yang telah terbukti dalam menangani informasi perusahaan yang sangat sensitif dan mendukung ekosistem Pelaporan Pelanggaran/Perlindungan Data secara aman.
* Proaktif dan mampu beradaptasi dengan perubahan regulasi dan tuntutan operasional yang bergerak cepat.
* Penguasaan bahasa Inggris lisan dan tulisan yang baik, mengingat sifat operasi perusahaan yang melintasi batas negara.
#J-18808-Ljbffr