Executive Secretary - FTI

Deskripsi Pekerjaan

• Mengatur dan mengelola jadwal, pertemuan, dan agenda kerja pimpinan.
• Mengoordinasikan rapat internal dan eksternal, termasuk penjadwalan, persiapan, dan kebutuhan logistik.
• Menyiapkan agenda rapat, materi presentasi, laporan, dan notulen rapat.
• Melakukan tindak lanjut terhadap hasil rapat dan memastikan penyelesaian tugas tepat waktu.
• Menjadi penghubung antara pimpinan dengan pihak internal maupun eksternal perusahaan.
• Mengelola korespondensi bisnis, email, dan dokumen yang bersifat rahasia.
• Mengatur perjalanan dinas, akomodasi, dan rencana perjalanan pimpinan.
• Menyimpan dan mengelola dokumen serta arsip administrasi perusahaan.
• Mendukung proyek khusus dan tugas administratif lainnya sesuai kebutuhan.
• Memastikan koordinasi dan komunikasi antar departemen berjalan efektif.

• Pendidikan minimal S1 atau setara dari semua jurusan.
• Memiliki pengalaman minimal 2 tahun sebagai Sekretaris Eksekutif, Personal Assistant, Executive Assistant, atau posisi terkait menjadi nilai tambah. Lulusan baru dipersilakan untuk melamar.
• Mampu berbahasa Inggris dengan baik, baik lisan maupun tulisan.
• Kemampuan berbahasa Jepang menjadi nilai tambah.
• Memiliki kemampuan organisasi, perencanaan, dan multitasking yang baik.
• Memiliki kemampuan komunikasi dan interpersonal yang baik.
• Mahir menggunakan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Mampu menjaga kerahasiaan informasi dengan profesional.
• Teliti, disiplin, dan mampu bekerja di bawah tekanan.
• Mampu bekerja mandiri maupun dalam tim di lingkungan yang dinamis.