Asistent Executive

Kami adalah perusahaan yang bergerak di bidang distribusi dan penjualan alat perkakas (tools & hardware) yang sedang berkembang pesat. Seiring dengan pertumbuhan perusahaan, kami membuka kesempatan bagi profesional yang dinamis, terorganisir, memiliki kemampuan teknis dan interpersonal yang baik, serta memiliki integritas dan etos kerja tinggi untuk bergabung sebagai:

Posisi ini bertanggung jawab memberikan dukungan administratif, operasional, dan koordinasi strategis kepada pimpinan, memastikan pengelolaan agenda, komunikasi, dokumentasi, serta berbagai aktivitas bisnis berjalan secara efektif, efisien, dan profesional.

• Mengelola kalender dan agenda pimpinan secara efektif dan terorganisir.
• Menjadwalkan serta mengoordinasikan rapat, pertemuan, dan agenda bisnis.
• Mengidentifikasi potensi benturan jadwal dan menyusun solusi secara proaktif.
• Menyiapkan agenda rapat, materi pendukung, serta memastikan seluruh pihak terkait memperoleh informasi yang diperlukan.
• Mengatur kebutuhan perjalanan dinas, termasuk transportasi, akomodasi, itinerary, dan koordinasi selama perjalanan.
• Mengingatkan pimpinan mengenai agenda, tenggat waktu, serta hal-hal penting yang memerlukan perhatian.

• Bertindak sebagai penghubung antara pimpinan dengan pihak internal maupun eksternal perusahaan.
• Menangani dan menyaring komunikasi, termasuk panggilan telepon, email, pesan, dan korespondensi bisnis.
• Menyiapkan serta menindaklanjuti email dan komunikasi bisnis atas nama pimpinan apabila diperlukan.
• Menyampaikan informasi secara akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan tingkat kerahasiaannya.
• Membangun hubungan kerja yang profesional dengan klien, vendor, mitra bisnis, dan pemangku kepentingan lainnya.
• Memastikan setiap permintaan, instruksi, dan komunikasi penting ditindaklanjuti hingga selesai.

• Menyusun laporan, dokumen, notulen rapat, presentasi, dan korespondensi bisnis secara profesional.
• Menyusun sistem pengarsipan fisik dan digital yang efektif.
• Menangani informasi dan dokumen yang bersifat rahasia dengan tingkat kerahasiaan dan kehati-hatian yang tinggi.
• Memastikan dokumen penting tersimpan dengan aman dan dapat ditemukan dengan cepat saat dibutuhkan.
• Membantu menyiapkan bahan rapat, ringkasan informasi, dan laporan tindak lanjut untuk mendukung pengambilan keputusan pimpinan.

• Berkoordinasi dengan berbagai departemen untuk memastikan tugas dan proyek berjalan sesuai rencana.
• Melakukan tindak lanjut (follow-up) terhadap pekerjaan dan agenda yang menjadi tanggung jawab pimpinan.
• Membantu menyusun daftar prioritas, rencana kerja, dan pembaruan status proyek.
• Membantu memastikan komunikasi dan koordinasi antarbagian berjalan secara efektif.
• Mengekspansi isu penting kepada pimpinan secara tepat waktu, disertai informasi dan rekomendasi yang relevan.

• Mengumpulkan, merangkum, dan menyajikan informasi yang relevan untuk membantu pimpinan mengambil keputusan.
• Menyiapkan ringkasan rapat, laporan singkat, analisis dasar, dan informasi pendukung lainnya.
• Memahami prioritas bisnis pimpinan dan membantu memastikan waktu serta perhatian pimpinan digunakan secara optimal.
• Mampu membedakan hal yang bersifat mendesak, penting, dan dapat didelegasikan.
• Menjaga kerahasiaan informasi bisnis, keuangan, personalia, pelanggan, vendor, dan strategi perusahaan.
• Menggunakan pertimbangan profesional dalam menentukan informasi yang dapat dibagikan dan kepada pihak mana informasi tersebut dapat disampaikan.
• Memastikan akses terhadap dokumen dan informasi sensitif diberikan hanya kepada pihak yang berwenang.

• Membantu mengelola kebutuhan administrasi pimpinan dan kegiatan operasional kantor.
• Membantu memproses dokumen, pengajuan, pembayaran, pembelian, dan kebutuhan administratif lainnya sesuai prosedur perusahaan.
• Berkoordinasi dengan vendor, penyedia jasa, dan pihak eksternal untuk memenuhi kebutuhan operasional.
• Membantu memantau anggaran atau biaya yang berkaitan dengan perjalanan dinas, rapat, dan kegiatan pimpinan.
• Menyimpan bukti transaksi dan dokumen pendukung secara tertib dan akurat.

• Mewakili pimpinan secara profesional dalam komunikasi dan koordinasi tertentu.
• Menjaga citra, reputasi, dan standar profesional perusahaan dalam setiap interaksi.
• Menunjukkan sikap sopan, responsif, tenang, dan solutif dalam menghadapi berbagai situasi.
• Menjaga hubungan…