Assistenz der Geschäftsführung​/Leitung der Verwaltung; m​/w​/d - für Source Bildungs- IT

Stell dir vor…

...du kannst das gesamte Wissen aus Internet, Hochschulen oder auch Bibliotheken nutzen - ohne langes Suchen, mit Qualitätsgarantie und ohne mit technischen Problemen kämpfen zu müssen. Dafür arbeiten wir und brauchen dein Engagement und deine Unterstützung, denn wir rüsten gerade auf, um Bildungseinrichtungen und Länder mit noch mehr Inhalten zu versorgen und um den Aufbau eines Nationalen Bildungsnetzwerkes zu unterstützen.

Wer wir sind

Wir, das Team der meta Ventis GmbH, kombinieren als Kernentwickler moderne freie Software zum edu-sharing Open Source Produkt. Open Source ist unsere Leidenschaft. Als Full-Service Provider rund um die Software edu-sharing bieten wir Unterstützung für alle Projektphasen:
Ideenfindung, Konzept, Ausschreibung, Implementierung, Erprobung, Einführung und Betrieb. Mit über 20 Jahren Erfahrung im IT- und Bildungsbereich gestaltet unser Team einfache E-Learning- und komplexe Bildungscloud-Lösungen der nächsten Generation.

Wir suchen einen Allrounder im Geschäftsführungs- und Verwaltungsbereich, ein engagiertes, verantwortungsbewusstes Teammitglied, das die Verwaltungs- und Organisationsarbeiten übernimmt und den Geschäftsführern und dem Team den Rücken für ihre inhaltlichen Aufgaben frei hält. Wir brauchen von dir klare betriebswirtschaftliche Analysen und Entscheidungsvorlagen sowie unterschriftsreife Verwaltungsdokumente. Du übernimmst mit unternehmerischem Talent unsere Verwaltung und unterstützt das Finanz- und Projektmanagement.

Die wichtigsten Aufgaben bereiche im Überblick:

• Projektmanagement
• Veranstaltungsmanagement
• Finanzmanagement
• Vertragsmanagement (Erstellung und Überwachung von Verträgen)
• Büroverwaltung (Post, Ablage, Termine, Büromaterial, Dienstleister Reinigung)
• Personalverwaltung (Recruiting, Bewerbungsmanagement, Personalangelegenheiten, Personalentwicklung)
• Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern insbesondere Buchhaltung, Jahresabschluss, Steuerberatung, Versicherungen, Juristen, Personaldienstleistern
• Ansprechperson für Behörden, Partner, Auftragnehmer und Kunden

• Voraussetzung ist ein abgeschlossenes Studium auf dem Gebiet BWL, Management oder Vergleichbares, Quereinsteinsteiger mit Berufserfahrung sind willkommen
• Du solltest Sorgfalt, Gründlichkeit und Effizienz kombinieren und sehr systematisch handeln, denn unsere Zahlen-, Dokumenten- und Informationsbasis müssen verlässlich sein
• Um effiziente Ordnungsstrukturen zu halten und auszubauen brauchst du Ordnungssinn und strukturiertes Denken, Kreativität und einen Blick für das Wesentliche
• Du solltest schmale Verwaltungsprozesse entwerfen, mit vorhandenen IT-Systemen umsetzen und agil optimieren können
• Sehr gute Computerkenntnisse und schnelle Einarbeitung in IT-Systeme sind dafür essentiell, wir arbeiten fast ausschließlich digital, Software, wie Google Docs, Jira, Confluence, Wordpress sowie Profi-Online und weitere von Behörden vorgegebene Systeme solltest du beherrschen oder schnell erschließen können.
• Das Organisieren und Kalkulieren in Tabellen und Pivot Tabellen sollte deine Leidenschaft sein, du bist für das Informationsdesign unserer Verwaltungsdaten verantwortlich, du bist in der Lage, automatisierte Auswertungen und Zusammenfassungen zu erstellen, wie auch Kalkulationen und Wirtschaftlichkeitspläne
• Aus langen behördensprachlich oder juristisch formulierten Dokumenten solltest du effizient die Fakten, Chancen, Risiken und Aufgaben sowie Termine ableiten können, die du für uns "übersetzt" und operationalisiert
• Du solltest unsere Sachverhalte logisch, strukturiert und für Zielgruppen verständlich formulieren können, dir selbstständig Vorlagen, Textbausteine und Präsentationen schaffen
• Dafür brauchst du die Fähigkeit und Geduld, aus uns Nerds Sachverhalte heraus zu moderieren, außerdem solltest du ein Auge für Tipp- u.a. Fehler haben, wenn wir fachspezifische Texte beisteuern
• Auch wichtig sind uns Verantwortungsbereitschaft, Einsatzbereitschaft und Zuverlässigkeit
• ebenso ein angenehmes Auftreten, Teamwork u.a. soziale Kompetenzen

Genieße ein familiäres Arbeitsklima

• Wir sind ein Remote-First-Team mit viel Flexibilität für Familie und Freizeit, aber allein vor dem…