Secrétaire de Direction – Architecture

Secrétaire de Direction – Architecture (H/F)

Cette agence d’architecture solide et passionnée depuis 70 ans, a su se réinventer à chaque projet, et gagner de nombreux prix. Elle réunit aujourd’hui 10 personnes et est reconnue pour les programmes d’équipements publics et de logements.

Pour rejoindre cette agence basée au sud de Paris, Archi Bat RH recherche un.e:

Assistant.e de Direction (H/F) – Architecture

Administration / Secrétariat de direction

• Accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs et partenaires
• Assistance auprès du directeur et des cadres supérieurs : gestion du courrier, de l’agenda, organisation des réunions, comités et déplacements professionnels
• Rédaction de courriers et emails
• Gestion des fournisseurs et suivi des stocks

Gestion financière et comptabilité

• Facturation mensuelle et relances clients
• Gestion des paiements, notes de frais
• Préparations comptables pour le cabinet comptable externe (compta, payes, TVA…)
• Déclaration annuelle MAF
• Administration du personnel, remise du pack d’accueil, formations, congés, médecine du travail, etc…
• Gestion des contrats prévoyance, mutuelle, notamment suivi des arrêts de travail (MTT, Maternité etc.)
• Veille juridique et conventionnelle pour assurer la conformité des pratiques de l’entreprise
• Support avec la comptabilité extérieure ((grilles de salaires, éléments variables de paie, etc.)
• Appui au processus de recrutement : diffusion des annonces, planification et préparation des entretiens

Relations clients / BET / prestataires

• Suivi des montages financiers des projets en lien avec la direction (contrats, honoraires etc.)
• Maintien des relations avec les partenaires externes : bureaux d’études, consultants, entreprises partenaires et fournisseurs
• Suivi des contentieux, référés préventifs et sinistres en coordination avec les assureurs et avocats

Vous avez une experience suffisante en agence d’architecture ou BET, qui vous permet d’être autonome sur ce poste.

Compétences requises :

• Organisation et rigueur : aptitude à gérer plusieurs missions et priorités simultanément.
• Communication : excellentes compétences orales et écrites, sens du relationnel avec les clients, partenaires et équipes internes.
• Connaissances administratives et comptables
• Gestion de projet : capacité à suivre l’avancement des projets et à respecter les délais.
• Sens du service : réactivité, fiabilité et capacité à instaurer une relation de confiance.
• Outils bureautiques : maîtrise de Word, Excel, PowerPoint, et idéalement InDesign et SAGE

Poste en présentiel à temps plein, basé à Antony 92
Rémunération : à partir de 45 K€ brut/an
Disponibilité : poste à pourvoir dès que possible

Merci de postuler directement sur notre site ( en mot clef pour retrouver cette offre).
Votre candidature est strictement confidentielle. Aucun CV ne sera transmis sans votre accord