HR & Executive Assistant

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Helvetic Motion AG - An Independent Enterprise Franchisee Vacant since : 18. Kloten (ZH) 80% - 100% By agreement Permanent

HR & Executive Assistant (80%-100%)

Die Helvetic Motion AG ist ein junges, dynamisches und unabhängiges KMU, das sich auf individuelle Mobilität spezialisiert hat. Als Franchisepartner von Enterprise Mobility, dem weltweit grössten Autovermieter, betreiben wir die Marken Alamo Rent a Car, Enterprise Rent-A-Car und National Car Rental.

Unsere zusätzlichen Dienstleistungen umfassen:
Speedparking (Valet Parking), Enterprise Minilease (Auto-Abonnements) und Enterprise GO (digitale, app-basierte Autovermietung).

Wir bieten flexible Mobilitätslösungen an 365 Tagen im Jahr – in der Schweiz und weltweit.

Unsere Unternehmenskultur ist offen, agil und transparent, mit flachen Hierarchien und schnellen Entscheidungsprozessen. Wir leben Diversität und bieten ein inklusives Arbeitsumfeld.

• Unterstützung bei sämtlichen administrativen HR-Themen entlang des Employee Lifecycles
• Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Bestätigungen, Arbeitsbewilligungen und weiteren HR-Dokumenten
• Pflege und Verwaltung der Personalstammdaten sowie unserer Zeiterfassung
• Unterstützung bei Ein- und Austritten sowie weiteren personellen Veränderungen
• Korrespondenz mit Sozialversicherungen, Behörden und weiteren externen Stellen
• Unterstützung und Stellvertretung des monatlichen Payrolls
• Administratives Bewerbermanagement
• Unterstützung insbesondere unserer ösischsprachigen Mitarbeitenden
• Unterstützung bei fremdsprachiger HR-Korrespondenz
• Mitarbeit bei der laufenden Weiterentwicklung und Optimierung unserer HR-Prozesse
• Verwaltung der Geburtstags- sowie Jubiläumsgeschenke und Schlüsselverwaltung

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung
• Prüfung, Bearbeitung und Administration von Verträgen und Vereinbarungen
• Führung und Überwachung des Vertragswesens sowie relevanter Fristen und Verpflichtungen
• Koordination und Verwaltung von rechtlichen und behördlichen Angelegenheiten
• Korrespondenz mit Behörden, Rechtsvertretern und weiteren externen Stellen
• Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen und weiteren administrativen Themen
• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen
• Spesen- und Kreditkartenadministration
• Allgemeine administrative Unterstützung der Geschäftsleitung

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder vergleichbare Ausbildung
• Weiterbildung im HR-Bereich, beispielsweise als HR-Assistent:in, Sachbearbeiter:in Personalwesen oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige praktische Berufserfahrung in der HR-Administration und idealerweise auch in der Abwicklung von Payroll
• Erfahrung als Executive Assistant, Management Assistant oder in einer vergleichbaren Funktion von Vorteil
• Gute Kenntnisse des schweizerischen Arbeitsrechts sowie der Sozialversicherungen
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, hohe Zahlenaffinität und ein gutes Verständnis für Zusammenhänge
• Sehr präzise, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit und ausgeprägtem Qualitätsanspruch
• Fähigkeit, komplexe administrative und rechtliche Sachverhalte strukturiert zu erfassen, zu koordinieren und konsequent nachzuverfolgen
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sicheres und professionelles Auftreten gegenüber Mitarbeitenden, Behörden, Geschäftspartnern und externen Beratern
• Gute Deutschkenntnisse, sehr gute ösisch- sowie gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen