Mitarbeiter:in Innendienst – Schwerpunkt Auftragsabwicklung & Logistik

Lieferungen koordinieren und Aufträge sauber abwickeln ist genau dein Ding?

NOVU plant, realisiert und begleitet massgeschneiderte Arbeitswelten. Wir verbinden zirkuläre Büroeinrichtung mit frischem Denken und schaffen zeitlose Räume, die Firmenkulturen stärken und Mitarbeitende begeistern. Dabei setzen wir auf pragmatisches Design, einen bewussten Mix aus vorhandener Einrichtung, geprüften Designmöbeln aus unserem Second-Life-Warehouse und langlebiger Neuware sowie auf modulare Konzepte, die unsere Kund:innen kaufen, mieten oder frei kombinieren können.

Für unser Team im The Circle am Flughafen Zürich suchen wir eine:n Mitarbeiter:in Innendienst mit Schwerpunkt Operations, die/der Kleinprojekte selbstständig abwickelt, unsere Projekte kaufmännisch im Hintergrund unterstützt und Lieferungen von der Bestellung bis zur Montage koordiniert.

Deine Aufgaben bei uns:

• Logistik und Lieferkoordination: Du koordinierst Lieferungen mit Lieferanten, Lager, Transport- und Montagepartnern, stimmst Verfügbarkeit, Zwischenlagerung und Reihenfolge ab und vereinbarst Liefer- und Montagetermine mit unseren Kund:innen.
• Lieferanten- und Partnersteuerung: Du überwachst Auftragsbestätigungen und Liefertermine, erkennst Verzögerungen frühzeitig und fasst konsequent nach. Termintreue, Qualität und Kosten unserer Partner behältst du dabei im Blick.
• Kleinprojekte und Bestandskunden: Du betreust einfache Anfragen, Kleinprojekte und Nachbestellungen selbstständig von der Bedarfsklärung über Angebot und Abschluss bis zur Abwicklung und pflegst unsere Bestandskund:innen aktiv.
• Angebote und Bestellungen: Du erstellst Angebote und Kalkulationen, prüfst Bestelllisten und Unterlagen auf Vollständigkeit, löst Bestellungen aus und übernimmst bei grösseren Projekten die kaufmännische Abwicklung im Hintergrund.
• Bauliche Gewerke: Nach Vorgaben der Planungsleitung holst du Offerten bei unseren Umsetzungspartnern ein, prüfst Leistungsumfang, Preise und Termine und begleitest Bestellung und Abwicklung.
• Abweichungen und Auftragsabschluss: Du nimmst Reklamationen, Schadensfälle und Fehllieferungen auf, koordinierst Lösungen und sorgst für einen sauberen Abschluss inklusive vollständiger Abrechnungsgrundlagen.
• Daten und Lager: Du hältst Kunden-, Auftrags- und Produktdaten sowie Lagerbestände in Novu Core+ aktuell und unterstützt bei Inventuren.

Dein Profil:

• Ausbildung: Kaufmännische Grundausbildung oder vergleichbare Qualifikation. Entscheidend sind für uns praktische Kompetenz, Lernbereitschaft und die Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu übernehmen.
• Erfahrung in der Auftragsabwicklung: Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Auftragsabwicklung, operativem Einkauf, Disposition oder Verkaufsinnendienst, idealerweise über die gesamte Kette von der Bestellung über die Auftragsbestätigung bis zur Lieferung.
• Branchenkenntnisse: Erfahrung in Büromöbeln, Einrichtung, Küchen, Innenausbau oder im technischen Handel ist von Vorteil.
• Fachkompetenz: Du bist sicher im Umgang mit Bestelllisten, Artikelvarianten, Auftragsbestätigungen und Lieferdokumenten, verstehst Lieferzeiten, Transport und Montage und kannst einfache Pläne lesen.
• Kundenorientierung: Du kommunizierst klar und verbindlich und bleibst auch dann lösungsorientiert, wenn sich Termine oder Anforderungen kurzfristig ändern.
• Organisation: Du arbeitest sorgfältig, strukturiert und pragmatisch, behältst auch parallele Vorgänge im Blick und verfolgst offene Punkte konsequent bis zum Abschluss.
• Tools: Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, sowie Erfahrung mit ERP- oder Warenwirtschaftssystemen.
• Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse.

Was wir dir bieten:

• Ein junges und dynamisches Team: Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!
• Flexible Arbeitszeiten und
  -orte: Damit sich dein Job optimal in dein Leben integrieren lässt.
• Viel Gestaltungsfreiraum: Deine Ideen sind gefragt, und du hast die Möglichkeit, dich aktiv einzubringen.
• Regelmässige Teamevents: Von Monthly Breakfast bis hin zu Indoor-Skydiving:
  Bei uns kommt der Spass nicht zu kurz!
• Ein moderner Arbeitsplatz: Unser Büro und Showroom im The Circle am Flughafen Zürich auf 4.000 Quadratmetern.