Assistent​/in mit Drive und Zahlenflair

Ihre Aufgaben

• Sie organisieren die Administration des Labors und unterstützen den Leiter sowie die Gruppenleiten‑den und Programmanagers im Tagesgeschäft
• Sie verwalten das Bereichsbudget und betreuen die Forschungsprojekte im SAP, inklusive Projektcontrolling und
  -administration
• Sie koordinieren die Erstellung von Finanzberichten und sind Ansprechperson für das Bestell‑, Auftrags‑ und Rechnungswesen
• Als Superuser betreuen Sie SAP und das Zeiterfassungssystem der Abteilung
• Sie pflegen und aktualisieren Datenbanken (Publikationen, Konferenzen, Projekte, Aufträge, Adressen) und koordinieren die Archivierung
• Sie verantworten die Öffentlichkeitsarbeit und betreuen die Social‑Media‑Kanäle des Labors
• Sie aktualisieren die Websites des Labors und projektbezogener Plattformen
• Sie organisieren Reisen, Meetings und Veranstaltungen/Konferenzen
• Sie prüfen und korrigieren Zeiterfassungsdaten
• Sie begleiten neue Mitarbeitende sowie internationale (Gast‑)Wissenschaftler bei administrativen Anliegen
• Sie übernehmen die administrative Leitung und Interaktion mit externen und internen Partnern (Stakeholder‑Management) inkl. Verwaltung von Emails

• Kaufmännische Grundausbildung, idealerweise mit Berufsmaturität oder Matura, sowie mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen administrativen Funktion
• Erfahrung im Hochschulumfeld (ETH/Universität) ist ein Plus
• Ausgeprägte Sozialkompetenz, Teamfähigkeit, Flexibilität und eine dienstleistungsorientierte Haltung
• Zahlenflair sowie sehr gute organisatorische und koordinative Fähigkeiten
• Selbständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise, insbesondere in einem agilen Umfeld
• Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse (mündlich und schriftlich, mind. Level C1), weitere Sprachen von Vorteil
• Versierter Umgang mit MS Office, SAP und Internetanwendungen, Kenntnisse in Bildbearbeitungsprogrammen sind wünschenswert

Eine abwechslungsreiche Position in einer der dynamischsten wissenschaftlichen Institutionen Europas – mit attraktivem Arbeitsplatz in Dübendorf. Die 80‑100%-Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet. Aufgrund des Wachstums der Abteilung bestehen sehr gute Chancen auf unbefristete Anstellung. Sie arbeiten eng mit der Abteilungsassistenz und Projektmanagement der Empa/EPFL in Lausanne zusammen und brauchen täglich Ihre sehr guten Fremdsprachenkenntnisse. Nutzen Sie die Gelegenheit, sich mit uns weiterzuentwickeln!

Empa Ueberlandstrasse 129 8600 Dübendorf