Office Manager

Office Manager

Lausanne

Entrée en fonction souhaitée : 1er août 2026

Taux d’activité : idéalement 100 %

Contrat : CDI

La Consultation Consyl & Belleux recherche son ou sa futur(e) Office Manager afin d’assurer la gestion opérationnelle et quotidienne de ses centres lausannois.

Véritable pivot administratif, organisationnel et humain, vous garantissez un environnement de travail fluide, accueillant et structuré pour les équipes médicales, les collaborateurs et les patients.

Vous travaillez en étroite collaboration avec la directrice opérationnelle du réseau spécialisé en santé mentale, ainsi qu’avec notre directrice de la formation médicale.

• Superviser l’occupation et l’organisation des bureaux et salles de consultation
• Répondre aux demandes organisationnelles des médecins et psychologues, notamment concernant les agendas et besoins spécifiques
• Assurer le lien avec les différents prestataires : maintenance, ménage, sécurité, informatique, etc.
• Veiller au bon fonctionnement quotidien des centres
• Contrôler les horaires des secrétariats, anticiper les congés et participer à la réorganisation des équipes lors d’absences ou d’arrêts maladie

• Gérer les stocks de fournitures administratives et consommables
• Anticiper les besoins et coordonner les commandes fournisseurs
• Garantir la disponibilité et le bon état du matériel

• Accueillir et accompagner les praticiens et collaborateurs
• Être le point de contact privilégié pour toutes les questions organisationnelles
• Contribuer à maintenir un environnement de travail positif et collaboratif
• Organiser les réunions internes, colloques cadres et colloques médicaux
• Assurer la rédaction des procès verbaux et le suivi des actions décidées lors de ces réunions

• Organiser et coordonner l’intégration des nouveaux arrivants
• Préparer les postes de travail, accès, matériel et documents nécessaires
• Présenter les outils, procédures et règles internes
• Accompagner les collaborateurs durant leurs premières semaines

• Organiser les départs et gérer les aspects administratifs associés
• Récupérer les accès et le matériel
• Réaliser des entretiens de sortie lorsque nécessaire
• Recueillir les retours afin d’améliorer en continu l’organisation interne

• Tenir à jour les procédures et documents internes
• Accompagner la direction dans la gestion opérationnelle quotidienne
• Participer au suivi de certaines démarches administratives, notamment les demandes d’autorisations cantonales

• Excellentes capacités d’organisation et de gestion des priorités
• Sens du service et excellent relationnel
• Autonomie, rigueur et esprit d’initiative
• Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs

• Expérience préalable en office management, coordination administrative ou gestion de site
• Une expérience dans un environnement médical, paramédical ou en cabinet constitue un atout

• Sens pratique et orientation solutions
• Discrétion et professionnalisme
• Grande capacité d’adaptation
• Esprit d’équipe et bienveillance