Resp. du Pôle Support Admin. des Directions RH - Assistant-e du Directeur RH; -AD

Responsable du Pôle Support Administratif des Directions RH – Assistant-e du Directeur RH (80-90%)

La Direction des ressources humaines du CHUV est à la recherche d'un-e Responsable du Pôle Support Administratif des Directions RH – Assistant-e du Directeur RH (80-90%).

Le Centre hospitalier universitaire vaudois (CHUV) est l'un des 5 hôpitaux universitaires suisses. Grâce à sa collaboration avec la Faculté de biologie et médecine de l'Université de Lausanne et l'EPFL, le CHUV joue un rôle de pointe dans les domaines des soins médicaux, de la recherche médicale et de la formation.

Vous souhaitez piloter une équipe administrative tout en étant au cœur des décisions RH ? Vous excellez dans l’organisation et savez transformer le chaos en processus fluides ? Et si votre sens de l'organisation devenait le moteur d'une Direction RH d'envergure ?

• Vous occupez un poste essentiel à double dimension : vous pilotez une équipe de deux collaborateurs-trices et vous êtes le/la partenaire de confiance du Directeur des Ressources Humaines (DRH)
• Vous assurez le pilotage opérationnel de l'unité en répar tissant les tâches, en animant votre équipe au quotidien et en optimisant en permanence les processus administratifs, qu'il s'agisse de standardiser des procédures ou de garantir la qualité du service rendu aux différentes directions RH
• Aux côtés du DRH, vous gérez son agenda et sa messagerie avec autonomie et discernement, préparez les dossiers stratégiques, anticipez, filtrez et déléguez avec intelligence, lui permettant ainsi de se concentrer pleinement sur ses responsabilités de direction
• Vous êtes également la cheville ouvrière du comité de direction de la direction RH : vous en organisez les séances, rédigez les ordres du jour, tenez les procès-verbaux et assurez un suivi rigoureux des décisions et des actions à mener
• Votre périmètre s'étend par ailleurs au support administratif de la direction des affaires juridiques RH, où vous centralisez les dossiers sensibles, tenez à jour les échéances critiques et produisez des reportings réguliers pour la direction
• Vous coordonnez les processus administratifs de la gestion de la relève médicale et soignante en pilotant la planification des séances, la préparation logistique, le suivi post-séances et la consolidation des données statistiques en lien étroit avec les partenaires institutionnels
• Titulaire d'un CFC d'employé-e de commerce complété idéalement par un brevet fédéral d'assistant-e de direction, vous justifiez d'au moins cinq ans d'expérience en assistanat de direction, de préférence en milieu hospitalier, ainsi que de trois ans dans le management d'une équipe administrative
• Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques de la suite Office, vous vous exprimez avec aisance et précision en français et en anglais. Des connaissances de base en droit du travail suisse ainsi qu'une familiarité avec les logiciels RH tel qu’un outil de gestion des temps seront particulièrement appréciées
• Ce qui vous distingue avant tout, c'est votre capacité à gérer simultanément l'urgence et le long terme, à synthétiser l'essentiel, à inspirer confiance par votre discrétion absolue et à fédérer autour de vous par votre sens aigu de la communication
• Vous êtes proactif-ve, structuré-e et vous savez faire avancer les choses même dans les environnements complexes

• Au moins cinq ans d'expérience en assistanat de direction, de préférence en milieu hospitalier
• Au moins trois ans d'expérience dans le management d'une équipe administrative
• Diplôme de CFC d'employé-e de commerce idéalement complété par un brevet fédéral d'assistant-e de direction
• Maîtrise des outils bureautiques Office, excellente expression écrite et orale en français, compétence en anglais souhaitée
• Connaissances de base en droit du travail suisse et familiarité avec les logiciels RH (outil de gestion des temps)
• Capacité à gérer simultanément l'urgence et le long terme, synthétiser l'essentiel, inspirer confiance, discrétion absolue, bonne communication, sens de la proactivité et structure

• Prestations sociales de premier ordre, congé paternité de 20 jours et congé maternité de 4 mois (avec…