Administrative Assistant​/Professor's Secretary

Mission

L'École polytechnique fédérale de Lausanne (EPFL) recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) dynamique et fiable pour assister un professeur et son laboratoire. Le/la candidat(e) assure le bon déroulement des processus administratifs et fait office d'interface centrale avec les services de l'EPFL (RH, finances, achats).

• Gestion des processus RH : embauches, gestion des contrats, décisions de visa, intégration des nouveaux collaborateurs et liaison avec les RH.
• Administration financière du laboratoire : suivi budgétaire, vérification des factures, gestion des centres de coûts et reporting financier.
• Traitement des notes de frais, des relevés de carte de crédit et des frais de déplacement conformément aux directives de l’EPFL.
• Organisation et traitement des commandes (matériel, équipement, services), y compris la logistique.
• Gestion et archivage des documents (électroniques et physiques).
• Organisation de réunions, séminaires, visites et voyages (logistique, hébergement, visas).
• Correspondance et gestion de l’agenda en français, anglais et allemand ; rédaction de procès-verbaux.

• Formation commerciale achevée (CFC d'employé-e de commerce ou équivalent) ; le brevet fédéral d'assistant-e de direction est un atout.
• Plusieurs années d'expérience professionnelle en tant qu'assistant-e administratif-ve, idéalement dans le milieu universitaire ou de la recherche ; une expérience à l'EPFL est souhaitable.
• Excellent sens de l’organisation, esprit d’initiative, souci du détail et discrétion.
• Très bonnes connaissances en français, allemand et anglais (écrit et oral).
• Maîtrise parfaite de MS Office (notamment Word, Excel), des systèmes ERP et des outils de l’EPFL.
• Capacité à interagir au sein d’équipes multiculturelles à tous les niveaux.

Des conditions de travail attrayantes dans un environnement international et innovant au sein d’une haute école de renommée mondiale.

Des horaires de travail flexibles, des possibilités de formation continue et des programmes favorisant l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Une grande autonomie et des responsabilités au sein d’une équipe dynamique.

Date d'entrée en fonction : 01/08/2026 ou à convenir

Taux d'occupation min : 60,00

Taux d'occupation max : 80,00

Type de contrat : CDD

Durée :
Jusqu'au 31 août 2028

Référence : 2282