Gestionnaires administratif-ve & assistante de projet

Description de poste

Pour le compte de la Fondation Leenaards, fondation philanthropique d'utilité publique basée à Lausanne, engagée en faveur du bien commun et du vivre-ensemble. Active dans l'arc lémanique, elle soutient des projets dans les domaines de la culture, du social, des sciences et de la santé. Elle accompagne également la transition écologique et œuvre pour une démocratie vivante.

Au sein d'une équipe de huit collaborateurs, vous jouerez un rôle central dans le bon fonctionnement administratif, comptable et organisationnel de la structure. En étroite collaboration avec le Responsable administratif et financier ainsi qu'avec les Responsables de programmes, vous contribuerez activement au fonctionnement de la Fondation en assumant notamment les responsabilités suivantes :

• Assurer le suivi administratif des demandes de soutien et préparer les dossiers destinés aux commissions.
• Soutenir l'analyse de recevabilité des projets au regard de la mission et des valeurs de la Fondation.
• Rédiger les procès-verbaux, courriers et rapports.
• Préparer, mettre à jour et assurer le suivi des tableaux de bord de pilotage.
• Effectuer la saisie comptable, assurer le suivi des pièces justificatives et contribuer à la préparation des documents comptables.
• Participer au suivi budgétaire en collaboration avec le Responsable administratif et financier.
• Coordonner les interventions des prestataires externes (maintenance, informatique, conciergerie, etc.) et assurer le suivi des locaux ainsi que des besoins liés à leur bon fonctionnement.
• Participer activement aux projets d'évolution de la Fondation, notamment en matière de digitalisation, d'implémentation de nouveaux outils, d'optimisation des processus internes et de conduite du changement, en collaboration avec le Responsable administratif et financier.
• Assurer les tâches courantes de secrétariat : accueil, téléphone, gestion des agendas, courrier, bases de données, archivage, économat et soutien administratif général.
• Participer à l'organisation logistique des séances, colloques et événements internes (préparation des salles, installation du matériel, accueil des participants et suivi logistique).

Organisée, rigoureuse et polyvalente, vous appréciez les environnements où autonomie, collaboration et amélioration continue se conjuguent au quotidien.

• Un CFC d'employée de commerce, un Bachelor ou une formation jugée équivalente.
• Une expérience confirmée dans une fonction administrative intégrant impérativement la saisie comptable.
• Une expérience en gestion de projets et une bonne compréhension des principes de conduite du changement (Champion, Sponsor, parties prenantes, relais opérationnel).
• Un intérêt marqué pour la digitalisation, l'évolution des outils et l'optimisation des processus.
• Une excellente maîtrise du français ainsi que d'excellentes connaissances de l'anglais.
• De bonnes connaissances de l'allemand (oral et écrit) constituent un atout.
• Une très bonne maîtrise des outils MS Office.
• Une expérience et de l'aisance avec l'usage de solutions ERP, CRM ou des outils de gestion de contenu (CMS type Word Press) constitue un réel avantage. Des connaissances en encodage ou en développement de sites internet représentent un atout supplémentaire.
• D'excellentes capacités rédactionnelles et un excellent esprit de synthèse.
• Une aisance avec les chiffres, un sens aigu de l'organisation et des priorités.
• Une capacité d'analyse, de discernement et un respect absolu de la confidentialité.

• Esprit d'équipe, sens du service et de l'entraide, avec une réelle disponibilité pour soutenir vos collègues et contribuer au bon fonctionnement de la Fondation.
• Organisation, rigueur et capacité à gérer les priorités avec efficacité.
• Autonomie, discrétion et sens des responsabilités.
• Flexibilité, polyvalence et capacité à vous investir dans les tâches du quotidien, qu'elles soient administratives, organisationnelles ou logistiques.
• Goût pour l'innovation, la digitalisation et l'amélioration continue.
• Diplomatie, écoute et excellentes compétences relationnelles.

Et si vous êtes prêt(e) à relever ce défi passionnant offrant de belles perspectives, adressez-nous au plus vite votre candidature !