Gestionnaire administratif-ve des ressources temporaires

Gestionnaire administratif-ve des ressources temporaires

La Direction des ressources humaines (DRH) et la Direction des soins (DSO) du CHUV recherche un-e gestionnaire administratif-ve des ressources temporaires à 80-100%, afin de soutenir les activités administratives liées au placement du personnel d’appoint soignant et non-soignant de l’institution. La date d’entrée en fonction est à convenir.

Le Centre hospitalier universitaire vaudois (CHUV) est l'un des 5 hôpitaux universitaires suisses. Grâce à sa collaboration avec la Faculté de biologie et médecine de l'Université de Lausanne et l'EPFL, le CHUV joue un rôle de pointe dans les domaines des soins médicaux, de la recherche médicale et de la formation.

Dans le cadre d’un ambitieux projet de centralisation des ressources d’appoint internes et externes, la Direction des ressources humaines (DRH) et la Direction des soins (DSO) unissent leurs expertises pour construire un modèle de gestion du personnel temporaire plus performant, plus agile et davantage orienté vers les besoins des services.

Au sein de ce dispositif en pleine évolution, assurez le suivi administratif et financier des activités de placement temporaire. Vous contribuez à la qualité des données, au respect des processus administratifs et au bon fonctionnement des outils de gestion utilisés par les unités de placement.

En collaboration avec les équipes de placement, vous assurez le suivi administratif et financier des activités, participez au contrôle des informations de gestion, soutenez les utilisateurs de l’application PRIM et contribuez à l’amélioration continue des pratiques et outils répondant aux besoins opérationnels des unités de placement du personnel d’appoint (CART et Pool DSO.)

En rejoignant cette fonction, vous intégrez un environnement dynamique où vous contribuerez à la continuité des prestations du CHUV par un soutien administratif spécialisé aux activités de placement des ressources temporaires.

Vous contribuez au bon déroulement des activités de placement temporaire en assurant le suivi administratif, la facturation et le contrôle des données nécessaires à leur gestion. Par votre rigueur administrative et votre maîtrise des outils, vous participez à la qualité des informations de gestion et au respect des processus en vigueur.

Dans ce cadre, vous :

• Garantissez le bon déroulement de la facturation des activités de placement temporaire, qu’elles concernent les missions réalisées par les agences partenaires ou par les collaborateur-trice-s des pools internes soins ou non soins
• Veillez à la cohérence et à la fiabilité des données administratives et financières en assurant les contrôles nécessaires entre les différents systèmes et les pièces justificatives
• Identifiez, analysez et suivez les écarts de facturation
  , tout en coordonnant les actions correctives avec les différents acteurs concernés
• Collaborez étroitement avec les équipes comptables afin d'assurer un traitement efficace et un suivi rigoureux des opérations financières
• Assurez la gestion administrative des activités de placement et contribuez à maintenir un haut niveau de qualité documentaire
• Participez à l’harmonisation et à l’amélioration des pratiques administratives entre les activités de placement du personnel soignant et non-soignant
• Agissez comme personne ressource et super utilisateur-trice de l’application PRIM
  , en accompagnant les utilisateur-trice-s au quotidien
• Contribuez activement à l’évolution des outils en participant aux tests fonctionnels, aux paramétrages et aux évolutions de l’application
• Produisez,
  suivre et analysez les indicateurs de pilotage nécessaires au suivi des activités
• Réalisez les analyses statistiques et les reportings nécessaires aux partenaires internes
• Prenez part aux projets…