Technicienne ou technicien aux archives

Joignez-vous à l'INRS

L'Institut national de la recherche scientifique (INRS) est un établissement universitaire à l'échelle humaine, dédié à la recherche et à la formation aux cycles supérieurs. Nos 700 employé.e.s ont à cœur de soutenir l'innovation et l'excellence depuis 1969, dans un environnement de travail dynamique et multidisciplinaire.

Vous cherchez un emploi porteur de sens? Vous souhaitez faire la différence? Rejoignez un établissement qui se démarque.

Au sein de l'équipe du Service des affaires juridiques et de la gestion documentaire, vous contribuerez à la mission de formation et de recherche d'une institution unique dont les activités scientifiques sont entièrement dirigées vers des enjeux stratégiques pour le développement de la société québécoise.

Vous exercerez un ensemble de tâches techniques liées à la gestion des documents et des archives de l'INRS afin d'assurer les services nécessaires à la bonne marche de la gestion documentaire à partir de normes et de procédés définis.

Plus spécifiquement, vous assumerez les tâches et responsabilités suivantes :

• Assurer un soutien continu à la clientèle interne au regard des différents outils de gestion intégrée des documents.
• Collaborer au développement et à l'implantation des technologies de l'information liées à la gestion documentaire.
• Participer à la formation ainsi qu'au soutien technique auprès du personnel des Centres et des Services pour l'utilisation des outils et procédures de gestion documentaire.
• Participer à certains comités ou groupes de travail, à l'élaboration et à l'implantation de projets de même qu'au développement et à la mise en application de nouvelles méthodes et d'outils de travail.
• Contrôler le transfert et la réception des documents (actifs, semi-actifs et inactifs) selon les procédures en vigueur.
• S'assurer de l'adéquation entre la désignation et le contenu des dossiers et les boîtes d'archives reçues.
• Procéder au tri, au catalogage, au inventaire, au classement, et à la codification des documents grâce aux outils et procédures en vigueur, tels que le plan de classification et le calendrier de conservation.
• Voir à la tenue et la mise à jour du contenu des listes, registres, bases de données liées à la gestion documentaire et assurer une veille sur l'archivage de séries documentaires ciblées.
• Traiter les demandes de renseignements ou de consultation de documents, notamment en interrogeant des bases de données, en numérisant des documents ou en gérant les prêts ou la réactivation de documents.
• Analyser des dossiers à détruire, préparer diverses demandes d'autorisation d'élimination auprès des Centres et des Services ainsi que manipuler les boîtes et dossiers identifiés à cette fin.
• Préparer des listes, formulaires et autres documents à l'identification et au repérage des documents et de leurs contenants.
• Compiler des données sur les espaces utilisés pour l'entreposage.
• Contribuer à l'encadrement du personnel de soutien, à son entraînement, à la coordination du travail et en vérifier l'exécution.
• Accomplir temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur, lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur l'évaluation.

• Détenir un diplôme d'études collégiales en techniques de la documentation ou toute autre formation équivalente.

• Posséder un minimum de deux (2) années d'expérience pertinente.