Technicien; Ne) En Administration - Commissariat Aux Plaintes Et À La Qualité Des Services

Position: TECHNICIEN(NE) EN ADMINISTRATION - COMMISSARIAT AUX PLAINTES ET À LA QUALITÉ DES SERVICES
Mandat

***** Réservé aux employés de Santé Québec****
* Sous l’autorité de la directrice, la technicienne en administration constitue la principale porte d’entrée du Commissariat pour les usagers, leurs représentants, les collaborateurs et les partenaires. Elle reçoit les demandes, recueille les renseignements requis, les classe selon leur nature et les achemine à la personne appropriée. Elle organise également les communications et les suivis nécessaires au cheminement des dossiers. Le Commissariat exerce son mandat en toute indépendance, avec impartialité et rigueur, tout en collaborant étroitement avec les directions, les gestionnaires et les partenaires du territoire de Laval.

La technicienne soutient administrativement chaque étape des dossiers, veille à la qualité et à la fiabilité des renseignements consignés et contribue à une gestion documentaire uniforme et rigoureuse. La qualité de son accueil et de ses suivis influence directement l’expérience des usagers et la crédibilité du Commissariat. Au sein d’une équipe collaborative et d’un environnement de travail hybride, elle travaille en complémentarité avec l’attachée de direction.

Les deux fonctions partagent leurs connaissances et ajustent la répartition des tâches selon les besoins afin d’assurer la continuité des activités et de maintenir l’offre de service.

1. Assure l'accueil et la réception des demandes

Assure la vigie des boîtes courriel et vocales générales, du courrier et des autres canaux de communication du
Commissariat.

Accueille les usagers, leurs représentants, les collaborateurs et les partenaires avec écoute, tact et professionnalisme.

Recueille les renseignements nécessaires, répond aux questions de nature administrative et explique les principales étapes
du cheminement d’une demande associée au régime d’examen des plaintes.

2. Analyse sommairement, classe et achemine les demandes

Détermine la nature administrative de la demande selon les catégories et les consignes établies, sans se substituer à
l’analyse professionnelle du dossier.

Soumet les situations nécessitant une validation, achemine la demande à la personne ou à l’instance appropriée et organise
les suivis requis.

3. Ouvre et organise les dossiers

Crée les dossiers et leur arborescence dans les systèmes et répertoires autorisés.

Applique les règles de nomenclature, de classement, de confidentialité et de conservation documentaire.

Prépare et transmet les accusés de réception, formulaires, avis et autres documents administratifs requis.

4. Soutient administrativement le traitement des dossiers

Soutient les membres de l’équipe pour les plaintes, les assistances, les interventions, les signalements et les autres activités
relevant du Commissariat.

Prépare, révise, met en forme, anonymise, transmet et classe les documents selon les consignes et les autorisations
applicables.

Coordonne la réception des documents et effectue les relances administratives nécessaires auprès des personnes et des
instances concernées.

5. Documente les démarches et assure le suivi des échéanciers

Consigne de façon complète et chronologique les démarches, les communications, les documents reçus et les suivis
effectués dans SIGPAQS et les outils prévus.

Tient à jour les échéanciers, les rappels et les tableaux de suivi, signale rapidement les situations nécessitant une attention
particulière et assure la traçabilité des activités administratives.

6. Exerce une vigie de la qualité administrative des dossiers

Vérifie la présence, la cohérence et le classement des renseignements et des documents requis, repère les écarts et
contribue à leur correction.

Participe à l’élaboration et à la mise à jour des modèles, des outils, des listes de contrôle et des procéduriers afin de favoriser
des pratiques uniformes.

7.…