Adjoint administratif

À propos de l'entreprise
Chez Demers Beaulne, on combine le meilleur des deux mondes : l’agilité et la proximité d’un cabinet à taille humaine, avec l’expertise et l’envergure des grands cabinets.

À propos de l'entreprise
Chez Demers Beaulne, on combine le meilleur des deux mondes : l’agilité et la proximité d’un cabinet à taille humaine, avec l’expertise et l’envergure des grands cabinets.

Présent à Montréal, Laval, Brossard et Varennes, notre cabinet regroupe 400 professionnels en certification, fiscalité, services-conseils et comptabilité. Nous accompagnons une clientèle variée avec nos équipes expérimentées, engagées et passionnées. Notre écosystème s’enrichit également de e3k et de Noa, deux entités complémentaires qui viennent élargir notre offre de services. Ensemble, elles nous permettent de répondre à des besoins clients diversifiés avec agilité, innovation et une approche multidisciplinaire.

Ce qui nous distingue? Une culture où la performance ne se fait jamais au détriment du bien‑être. Premier cabinet au Québec à offrir la semaine de 4 jours payée 5, six mois par année (sous certaines conditions), Demers Beaulne est aussi certifié B Corp, une reconnaissance concrète de notre engagement envers nos talents, notre communauté et notre environnement.

Ici, chacun a la liberté d’évoluer, d’influencer les pratiques et de contribuer activement à un milieu de travail humain, innovant et stimulant.

Description Du Poste
Sous la responsabilité du gestionnaire immédiat et en collaboration avec les membres du service, la personne en poste effectuera divers travaux administratifs pour contribuer au fonctionnement optimal des équipes. Elle assistera les associés, ainsi que les membres de leur équipe respective, dans les différents projets. Ce travail nécessite des interactions quotidiennes avec plusieurs membres des équipes ainsi qu’avec la clientèle. Ce travail nécessite occasionnellement un remplacement à la réception (lunch, fin de journée, vacances).

Voici Un Aperçu Des Principales Responsabilités

Assister dans la gestion de l’agenda des associés (réservation de salles, invitations à des rencontres clients, suivis avec les participants, etc.)

Coordonner la logistique des réunions

Communiquer au quotidien (téléphone et courriel) avec les partenaires, les collaborateurs et les clients

Effectuer des suivis proactifs auprès de la clientèle concernant les signatures de documents, les processus d’autorisation, les procurations et toute autre documentation requise

Effectuer la numérisation, le classement, la réception et l’envoi de documents

Réviser, rédiger et faire la mise en page de différents documents (lettres mandats, mémorandums et autres);

Créer de dossiers clients et dépôt de documents pour signature via le portail interne

Assurer la mise à jour et le maintien des bases de données clients ainsi que des listes de suivi dans Excel

Coordonner le processus d’intégration (onboarding) des nouveaux clients, notamment la préparation des procurations, l’invitation au portail client et l’activation des différents processus et flux de travail (workflows)

Effectuer la gestion de la réception et des envois postaux

Suivis divers avec les clients et des factures impayées

Participer activement aux périodes de pointe, notamment durant les saisons fiscales (T1 et T3), incluant les suivis de réception et de retour de documents auprès de la clientèle

Concevoir et mettre en page des présentations Power Point

Répondre aux divers besoins des membres des départements

Effectuer certaines démarches administratives nécessitant des accès aux plateformes gouvernementales

Tâches administratives diverses : ouverture de dossiers et de fiches clients, facturation, recherche interne, mise à jour des bases de données, remplacement à la…