Contrôleuse ou contrôleur de projet en transport - profil administration

Le/La Coordonnateur(trice), Administration Corporative assure la prestation harmonieuse et uniforme des services administratifs, d'entretien des installations et d'aménagement des espaces de travail qui soutiennent les opérations quotidiennes de MSC Canada. Ce poste est l'un des deux postes de Coordonnateur(trice) qui forment ensemble l'équipe Administration et Installations du bureau de Montréal. Les deux postes ont le même titre, le même niveau hiérarchique et le même niveau de responsabilité;

ce qui diffère, c'est le volet dont chacun est responsable.

Ce poste est la personne-ressource principale pour les installations, l'immobilier et les équipements. L'objectif est de maintenir un environnement de travail agréable, de favoriser une expérience positive pour les employés et de veiller à ce que les installations continuent de fonctionner efficacement – des relations avec les propriétaires et les fournisseurs jusqu’à la planification des espaces, en passant par l'aménagement des bureaux, les aménagements intérieurs et les déménagements internes.

Également, ce poste est le/la remplaçant(e) désignée du/de la Coordonnateur(trice) de l'administration et de la réception. Les deux Coordonnateurs(trices) sont entièrement formés sur les mêmes processus et procédures afin que chacun puisse soutenir efficacement les responsabilités de l'autre au besoin, sans que cela n'implique une baisse du niveau de service d'accueil pour les employés ou les visiteurs. Chacun(e) est responsable de son propre volet et contribue au succès global du bureau.

Ces deux postes relèvent du Gestionnaire, Administration Corporative, basé à Montréal et qui assure la couverture des bureaux de Montréal, Vancouver et Toronto/Mississauga. Ce poste sera à combler et les employés relèvent du Chef des Ressources Humaines et de l'Administration à l’intérim. Le rôle de Coordonnateur combine planification et mise en œuvre opérationnelle : anticiper les besoins du bureau, coordonner les fournisseurs et les con tracteurs externes, assurer le suivi des dépenses et des niveaux de service, préparer des rapports clairs pour faciliter la prise de décision et intervenir lors d'événements et pour répondre aux demandes de la direction, au besoin.

Ce poste est conçu sur une séparation intentionnelle des responsabilités, avec une couverture mutuelle complète. Les candidats doivent comprendre ce modèle avant de postuler :

• Rôle primaire – Infrastructures, Immobilier et Installations (ce poste ; responsable principal) :
  Personne-ressource pour les infrastructures, l’immobilier et les installations, responsable du maintien des espaces de travail, de l’amélioration de l’expérience des employés et du bon fonctionnement des locaux.
• Rôle secondaire – Administration et Accueil :
  Assiste le/la Coordonnateur(trice) de l’accueil. Cette continuité est essentielle pour une expérience optimale des employés et des visiteurs.
• Couverture partagée :
  Ce poste assure la couverture de l’accueil et des tâches administratives au besoin. Les deux Coordonnateurs(trices) sont formé(e) s sur l’ensemble des fonctions et peuvent ainsi se relayer facilement en cas d’absence, de congés, de périodes de forte activité ou d’événements imprévus.
• Responsabilité partagée :
  Chacun(e) est responsable de son domaine et contribue activement au succès global du bureau. Le succès de chaque service repose sur la collaboration; aucun ne réussit solo.
• Documentation déléguée:
  Les deux Coordonnateurs(trices) tiennent conjointement une délégation écrite des responsabilités quotidiennes, révisée périodiquement avec leur supérieur immédiat, afin que les responsabilités, les procédures d’escalade et les modalités de couverture restent claires et à jour.
• Répartition indicative du…