Administrateur; trice) de propriété

Relevant du Directeur – Gestion immobilière et en collaboration avec son gestionnaire immobilier, la personne titulaire du poste joue un rôle clé dans la gestion des propriétés et des opérations immobilières complexes, tout en fournissant un soutien administratif de haut niveau.

Chez Alcovi Capital, nous mettons l’intégrité en action en respectant les plus hautes normes éthiques et en assumant pleinement nos responsabilités dans chacune de nos interactions pour bâtir confiance et crédibilité. Nous plaçons nos clients au coeur de nos actions et nous nous efforçons de dépasser leurs attentes en offrant des services de qualité et conformes aux normes institutionnelles les plus élevées.

Nous construisons des équipes et des systèmes résilients et évolutifs capables de s’adapter à la complexité et à la croissance pour assurer un succès durable. Nous favorisons la collaboration et la transparence en encourageant la communication ouverte et le travail d’équipe entre toutes les parties prenantes pour garantir un service fluide et efficace. Enfin, nous cultivons l’amélioration continue en adoptant l’innovation et en optimisant nos processus pour rester à l’avant-garde des besoins du marché et de la concurrence.

Gestion administrative et opérations

• Coordonner les bons de commande et les demandes de travaux des locataires, en respectant budgets et échéanciers
• Assurer le suivi avec les fournisseurs et entrepreneurs pour la résolution des enjeux
• Assurer le cycle complet de facturation et valider la conformité des factures
• Supporter la gestionnaire immobilière dans le processus des courus et des variances
• Assurer le suivi des contrats de service et des dates critiques (renouvellements, assurances, etc.)
• Veiller au respect des obligations contractuelles et réglementaires

Recouvrement et gestion des créances

• Superviser la perception des loyers et des refacturations des locataires.
• Assurer les suivis auprès des locataires en défaut de paiement.
• Maintenir des dossiers à jour et documenter les actions de recouvrement.
• Amorcer les démarches de recouvrement appropriées selon les situations.
• Escalader les dossiers problématiques et collaborer avec les équipes internes.
• Participer à la négociation et au suivi des ententes de paiement.

Relations locataires

• Gérer les communications administratives (augmentations de loyer, avis, etc.)
• Maintenir à jour les informations des locataires
• Répondre aux demandes des locataires et assurer le suivi des dossiers complexes
• Assurer la conformité des données avec les ententes contractuelles

Rapports et amélioration continue

• Contribuer à la préparation des rapports financiers et administratifs.
• Participer à l’élaboration et au suivi des budgets d’exploitation.
• Identifier et mettre en œuvre des améliorations aux processus administratifs.

• Diplôme en gestion immobilière, administration, finance ou domaine connexe
• 3 à 5 ans d’expérience en gestion immobilière commerciale
• Bonne maîtrise des baux, contrats et gestion financière
• Maîtrise d’Excel et des logiciels de gestion immobilière (ex. : Yardi)
• Excellentes aptitudes en communication pour répondre aux besoins des différents locataires et partis (français et anglais)