Medewerker Kabinet commissaris van de Koning

Wij werken samen aan een mooi en sterk Fryslân

De commissaris van de Koning zoekt een nieuwe beleidsondersteunend medewerker met frisse ideeën en een proactieve instelling. Heb jij een groot hart voor Fryslân? Zoek jij graag naar oplossingen, heb je een brede interesse en houd je van organiseren? Dan ben jij de nieuwe collega die wij zoeken.

Als medewerker bij het Kabinet ondersteun je de commissaris van de Koning bij een breed en bijzonder takenpakket. Daarmee lever je direct een bijdrage aan het goed functioneren van het openbaar bestuur in Fryslân. Je schakelt dagelijks met uiteenlopende contacten binnen en buiten de provincie en zorgt ervoor dat vragen, afspraken en bestuurlijke zaken zorgvuldig en op het juiste moment worden opgepakt.

Je bent een belangrijke verbindende schakel tussen de commissaris van de Koning, collega’s binnen het provinciehuis en externe relaties. Daarbij heb je oog voor wat er speelt, weet je prioriteiten goed in te schatten en handel je zorgvuldig en discreet. Met jouw brede interesse, gevoel voor verhoudingen en oog voor etiquette draag je eraan bij dat de commissaris zijn werkzaamheden professioneel en effectief kan uitvoeren.

Je maakt deel uit van het team Kabinet, bestaande uit 12 collega’s. Het team werkt rechtstreeks voor de commissaris van de Koning en staat onder leiding van de kabinetschef. Organisatorisch valt het Kabinet onder de afdeling Bestuurszaken. Je werkt vanuit het provinciehuis in Leeuwarden. In deze functie zorg je ervoor dat de commissaris van de Koning en het Kabinet goed worden ondersteund.

Je coördineert afspraken, bewaakt de voortgang van voorbereidingen en ziet erop toe dat vergaderstukken en andere informatie tijdig beschikbaar zijn. Ook behandel je dagelijks inkomende en uitgaande berichten en onderhoud je contact met collega’s en externe relaties op verschillende niveaus. Je werkt proactief, denkt snel en neemt waar nodig het voortouw.

Je bent verantwoordelijk voor de secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning van het Kabinet. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• het behandelen van inkomende en uitgaande post en e-mail;
• het organiseren en ondersteunen van vergaderingen en overleggen;
• het beantwoorden, uitzetten en opvolgen van vragen;
• het verzamelen en voorbereiden van informatie voor afspraken.

Daarnaast heb je een aantal specifieke verantwoordelijkheden. Zo controleer je de representatiekosten van de commissaris van de Koning, houd je je bezig met het vlaggenprotocol en beoordeel je aanvragen voor erecomités. Ook verzorg je de afhandeling van Woo-verzoeken en ondersteun je bij provinciale prijzen, zoals de Sulveren Ljip. Verder bereid je bijeenkomsten van het Kabinet en de provinciale regietafel asielopvang voor en ondersteun je bij representatieve activiteiten, waaronder herdenkingen en Prinsjesdag.

Tot slot ben je de eerste vervanger voor het secretariaat van de commissaris van de Koning.

Wij zoeken een collega die sociaal en communicatief sterk is, zorgvuldig werkt en zich prettig voelt in een politiek-bestuurlijke omgeving. Je weet goed om te gaan met vertrouwelijke informatie, houdt overzicht wanneer de druk toeneemt en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden. Plannen, prioriteren en organiseren gaan je goed af en wanneer de situatie daarom vraagt, kun je snel improviseren.

Je komt terecht in een hecht team waarin collega’s voor elkaar klaarstaan. Daarom vinden we het belangrijk dat je flexibel bent en, wanneer dat nodig is, ook buiten reguliere kantoortijden kunt werken of kunt bijspringen voor een collega.

Daarnaast beschik je over:

• minimaal een afgeronde relevante mbo- of hbo-opleiding;
• werker…