Executive​/Management Assistent

Verantwoordelijkheden

• Directieondersteuning

  Bieden van hoogwaardige administratieve en organisatorische ondersteuning aan de directeur (CEO) waarbij je veel interactie hebt met C-level stakeholders.

  Fungeren als gatekeeper: prioriteren van verzoeken en bewaken van tijd en focus.

  Beheren en prioriteren van e-mails en een complexe agenda.

  Voorbereiden van vergaderingen (agenda’s, stukken) en bewaken van opvolging.

• Agenda- en planningsbeheer

  Organiseren en coördineren van interne en externe afspraken en bijeenkomsten.

  Proactief signaleren en oplossen van planningsconflicten.

  Zorgen voor optimale voorbereiding en afstemming van afspraken.

• Communicatie en stakeholdermanagement

  Coördineren van inkomende vragen en communicatie met stakeholders.

  Ondersteunen van communicatie met interne en externe partners namens de directeur.

• Operationele en administratieve ondersteuning

  Bewaken van acties, prioriteiten en deadlines.

  Waarborgen van vertrouwelijkheid van gevoelige informatie.

  Daar waar nodig vastleggen en beheren van contracten, documenten, HR-mutaties en onderhouden van het CRM-systeem (Hub Spot).

• Overige taken

  Ondersteunen bij (internationale) reisplanning indien nodig.

  Daar waar nodig ondersteunen bij evenementen en het ontvangen van gasten.

  Bijdragen aan procesverbeteringen en organisatieontwikkeling.

• HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 5‑10 jaar ervaring als managementassistent, executive assistent, directiesecretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende rol.
• Ervaring met ondersteuning van senior management of directie (C-level is een pré).
• Sterke communicatieve en organisatorische vaardigheden.
• Vermogen om prioriteiten te stellen en overzicht te houden.
• Een proactieve, oplossingsgerichte en servicegerichte instelling.
• Hoge mate van discretie en betrouwbaarheid.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift.
• Ervaring met Microsoft Office en CRM-systemen.
• Ervaring in de life sciences & health sector is een pré.

• Impact:
  Jij speelt een sleutelrol binnen een organisatie die zich inzet voor innovaties in de Life Sciences & Health sector.
• Dynamiek:
  Geen dag is hetzelfde; je werkt in een snel veranderende omgeving.
• Invloed:
  Je denkt actief mee over processen en professionalisering.
• Samenwerking:
  
  Je werkt met diverse stakeholders binnen het grootste Life Sciences & Health‑cluster van Nederland.

• Een inspirerende werkomgeving in een van de meest toonaangevende kennisregio’s van Nederland.
• Veel zelfstandigheid in een klein en betrokken team.
• Een aanstelling van 40 uur per week.
• De mogelijkheid om een directe impact te hebben op de organisatie.
• Bruto maandsalaris tussen €3.700 en €4.500, o.b.v. een 40‑urige werkweek en afhankelijk van ervaring.
• Vakantietoeslag van 8,33%.
• 30 vakantiedagen op basis van een fulltime (40‑uur) dienstverband.
• Reiskosten‑ en thuiswerkvergoeding.
• Pensioenregeling.