Directiesecretaresse

Welke uitdaging ga je aan?

Ben jij iemand die graag regelt, organiseert en ervoor zorgt dat alles achter de schermen goed loopt? Krijg je energie van een dynamische werkomgeving en houd je makkelijk overzicht, ook als er veel tegelijk speelt? Dan maken we graag kennis met je.

Voor de directie van de regio Zuid-Holland Noord West zoeken wij vanaf januari een directiesecretaresse. Samen met een collega ondersteun je twee directeuren in hun dagelijkse werkzaamheden. Je beheert complexe agenda's, houdt overzicht, denkt vooruit en zorgt ervoor dat afspraken en processen soepel verlopen. Dankzij jouw ondersteuning kunnen de directeuren zich richten op hun belangrijkste werkzaamheden.

Je komt terecht in een organisatie waar geen dag hetzelfde is. Je werkt nauw samen met een ervaren collega-directiesecretaresse die je wegwijs maakt binnen de organisatie. Tegelijkertijd krijg je ruimte om je functie op jouw manier vorm te geven, mee te denken over verbeteringen en initiatief te nemen wanneer je kansen ziet.

Jouw werkzaamheden

Als directiesecretaresse ben jij de verbindende schakel tussen de directie, collega's en interne stakeholders. Je ondersteunt op secretarieel, organisatorisch en administratief gebied en zorgt ervoor dat processen soepel verlopen.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Beheren van complexe agenda's, mailboxen en correspondentie en bewaken van de voortgang van afspraken en acties.

• Organiseren van en ondersteunen bij overleggen, bijeenkomsten en managementdagen, van voorbereiding tot opvolging.

• Ondersteunen bij projecten, beheren van documentatie en bijdragen aan een duidelijke interne communicatie.

• Signaleren van verbeterkansen en actief meedenken over slimme en efficiënte werkprocessen.

Jij bent een professionele en proactieve directiesecretaresse die overzicht houdt, ook wanneer er veel tegelijk speelt. Je weet hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden, stelt de juiste prioriteiten en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en gesprekspartners. Daarbij ben je communicatief sterk, organisatiesensitief en voel je goed aan wat er nodig is.

Je bent een echte verbinder die prettig samenwerkt met collega's op alle niveaus van de organisatie. Dankzij jouw natuurlijke overwicht, daadkracht en enthousiasme weet je mensen in beweging te krijgen en processen soepel te laten verlopen. Daarnaast werk je nauwkeurig, denk je vooruit en durf je initiatief te nemen wanneer je kansen voor verbetering ziet.

Verder beschik je over:

• MBO werk- en denkniveau en je hebt een afgeronde secretaresseopleiding;

• 2 tot 5 jaar werkervaring in een soort gelijke functie;

• Geavanceerde kennis van MS 365/ Office/Teams.

Je werkt voor de directeur algemene zaken en de directeur behandelzaken. De directie stuurt de managementteams aan. Als directiesecretaresse maak je onderdeel uit van het team Je standplaats is Leiden. Je komt te werken in een dynamische werkomgeving waarin we zijn gestart met Rivierduinen Verleggen. Binnen deze ontwikkeling bundelen we onze krachten en brengen we o.a. poliklinische zorg, FACT-zorg en ouderenpsychiatrie samen in “Dichtbijteams”.

Daarnaast heeft dit directiekoppel Eetstoornissen Ursula en het MBT-team in hun portefeuille.

Naast dat je in een dynamische omgeving komt te werken bieden we je uiteraard een goed pakket aan arbeidsvoorwaarden. Zo krijg je van ons:

• Een jaarcontract voor 24 uur, waarbij er een optie tot verlenging naar een vast contract is;

• Gedeeltelijk thuiswerken behoort tot de mogelijkheden. Alsook flexibele werktijden.

• Een bruto maandsalaris tussen de €3.180,- en €4.273,- op basis van een 36-urige werkweek (FWG 45 conform CAO GGZ);

• Een eindejaarsuitkering 8,33% van het bruto jaarsalaris;

• 8.33%…