Junior) Bestuurssecretaris; fte

Ben jij op zoek naar een afwisselende functie in een organisatie die non stop in beweging is? Ben jij goed in het ondersteunen van een directie- en managementteam voor de besluitvormende, bestuurlijke en adviserende taken? Kom dan werken bij onze directie!

Het Expertisecentrum Studenten- en Onderwijszaken (SOZ) zoekt een:
(Junior) Bestuurssecretaris (0,8-1,0 fte)

Als universiteit staan we midden in een steeds complexere samenleving die snel verandert. Om daar goed en alert op in te spelen zal begin 2027 gestart worden met de voorbereidingen voor een nieuw strategisch plan van Universiteit Leiden. Voor SOZ is het belangrijk dat dat onze ambities straks vanuit het strategisch plan uitvoerbaar zijn.

Beleidsvoorbereiding en uitvoering, procesregie, communiceren en organiseren zijn kernwoorden voor jouw functie. Met een dienstverlenende instelling heb je er plezier in als je kunt bijdragen aan soepel lopende (besluitvormings) processen. Je schakelt makkelijk tussen strategie en uitvoering en weet complexe informatie terug te brengen naar de kern. Je hebt een heldere en vlotte schrijf- en communicatiestijl, bent een spin in het web en zichtbaar binnen de organisatie.

• Je verzorgt de coördinatie, de (inhoudelijke) voorbereiding en de verslaglegging voor de vergaderingen van het Managementteam en de Dienstraad;
• Je bewaakt de dagelijkse voortgang van vergaderingen op tijdigheid, volledigheid en kwaliteit en coördineert acties aan de hand van de vastgestelde procedures, planning en actielijsten. Je spreekt verantwoordelijken aan en signaleert bij MT-leden;
• Je monitort en ondersteunt bij documenten die moeten worden vastgesteld in de bestuurlijke route en bij de uitvoering van besluiten;
• Je denkt mee met de directie en het managementteam, signaleert zaken en ondersteunt hen door onderwerpen actief op te pakken, en hebt daarbij ook een rol bij het stakeholdermanagement;
• Je verzorgt samen met de MT-leden een uitvoeringsambitie gebaseerd op het nieuwe strategische plan, en draagt daarna zorg voor de monitoring in de uitvoering, zowel in jaar- en afdelingsplannen;
• Je verzamelt en selecteert informatie, maakt verbanden tussen verschillende thema’s inzichtelijk, maakt tekstvoorstellen en onderhoudt een toegankelijk dossier;
• Je structureert en onderhoudt Teamsomgevingen en verzorgt indien nodig bijdragen aan de maandelijkse Nieuwsflits;
• Je krijgt de ruimte om ideeën in te brengen hoe de functie verder in te vullen en jezelf op inhoud op een thema of breder te ontwikkelen.

Als expertisecentrum SOZ motiveren en ondersteunen wij studenten om hun academische en persoonlijke vaardigheden optimaal te ontwikkelen vanuit mentaal, fysiek, en sociaal welzijn. Het is onze ambitie dat alle studenten hun studie-en studententijd met succes en plezier doorlopen. Aan zowel studenten, begeleiders als partners bieden wij informatie, ondersteuning, voorzieningen en werken we samen met elkaar, in en buiten de universiteit. Alleen zo kunnen we onze dienstverlening steeds vernieuwen en verbeteren om een fijne en optimale studie-en studententijd te faciliteren.

Als bestuurssecretaris ben je onderdeel van de directie SOZ. Je werkt samen met de verschillende collega’s van de directie. De directie heeft verbinding met alle afdelingen binnen SOZ waardoor je te maken hebt met diverse thema’s en brede vraagstukken die spelen.

In dit team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan. Elke functie is anders dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt en stellen hiervoor een ontwikkelplan op. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Je beschikt over minimaal HBO/WO werk- en denkniveau en 2…