Executive Assistant

Ben jij resultaatgericht, daadkrachtig en kun je goed organiseren en met mensen omgaan? Heb je gevoel voor verhoudingen, kun je snel schakelen, pak je zelf de regie én heb je een innovatieve, growth mindset — met een uitgesproken affiniteit voor AI en agentic werken? Dan ben jij de Executive Assistant voor het leiderschapsteam en de President van de divisies Manufacturing Europe & Residential Home Construction (RHC) Europe van ECI Software Solutions!

Bij ECI werken we aan software die de ruggengraat vormt van bedrijven die onze economie draaiende houden. Denk aan productiebedrijven en bouworganisaties die elke dag met trots iets maken waar mensen op kunnen vertrouwen. Onze oplossingen helpen hen plannen, produceren en leveren op een manier die efficiënt is en toekomstbestendig. Zonder onnodige complexiteit. Gewoon goed geregeld.

Deze bedrijven investeren in vakmanschap, innovatie en kwaliteit. Zij verdienen technologie die hun werk slimmer ondersteunt. Precies dat is waar wij ons voor inzetten. Met ERP-software die krachtig is en toch eenvoudig in gebruik. Zodat onze klanten sneller beslissingen kunnen nemen, inzicht houden in processen en kunnen blijven groeien.

Binnen ECI vind je een bijzondere mix van ervaring en nieuwe energie. Collega’s die al decennia bij ons werken delen hun kennis met nieuwe generaties talent. Samen creëren we een omgeving waar ontwikkeling, eigenaarschap en plezier vanzelfsprekend zijn. Onze cultuur is transparant, betrokken en gericht op samenwerking.

Dat medewerkers ons al vijf jaar op rij beoordelen als een Great Place to Work zegt veel over wie we zijn.

Als Executive Assistant zorg je ervoor dat zaken vlekkeloos verlopen voor het Leadership Team (LT) en in het bijzonder voor de President van beide divisies. Je ondersteunt bij de planning en organisatie van agenda's, coördineert (internationale) meetings, en ondersteunt bij het opmaken en samenstellen van periodieke business review sessies. Je bent sparringpartner op het gebied van organisatorische zaken en het optimaliseren van processen en werkwijzen binnen de organisatie.

Nieuw in deze rol: je omarmt agentic AI als manier van werken. Je zet actief AI-agents en geautomatiseerde workflows op die repeterend werk vervangen — voor jezelf, voor het LT en voor de bredere organisatie — en je bent de aanjager van agentic working binnen beide divisies. Je bent daarmee niet alleen de ruggengraat en het visitekaartje van het LT en de President, maar ook de motor achter een meer geautomatiseerde en AI-gedreven manier van werken.

Het betreft een rol waarin jij zowel de klassieke executive support verder professionaliseert als de agentic AI-agenda voor de divisies mee vormgeeft. Je rapporteert in deze functie aan de President Manufacturing Europe & RHC Europe.

• Beheren en optimaliseren van de agenda van de President en (waar relevant) het LT, inclusief reisplanning, meeting-voorbereiding en follow-up;
• Coordineren van (internationale) meetings, offsites en business reviews — van planning tot actiepuntenbewaking;
• Opzetten en onderhouden van AI-agents en agentic workflows die terugkerende taken automatiseren (bijv. e-mail triage, verslaglegging, data-aggregatie, rapportages, follow-up acties);
• Actief signaleren van kansen om processen binnen het LT en de divisies te automatiseren met AI, en deze samen met de organisatie implementeren;
• Ondersteunen bij het opstellen en samenstellen van periodieke business eviews en strategische documenten, waar mogelijk AI-ondersteund;
• Fungeren als vertrouwenspersoon en gatekeeper voor de President op het gebied van prioriteiten, communicatie en besluitvorming;
• Coördineren van allerhande organisatorische en cross-functionele projecten, en optimaliseren van processen en werkwijzen…