Executive Assistant Geschäftsführung & Verwaltungsrat

Ihre Aufgaben

• Vorausschauende Organisation und Koordination des Arbeitsalltags der Geschäftsführung
• Planung, Priorisierung und laufende Pflege von Terminen, Kalendern und Zeitfenstern
• Koordination der Termine des Verwaltungsrats sowie Führung der Jahres- und Sitzungsplanung
• Inhaltliche und organisatorische Vorbereitung von Sitzungen der Geschäftsleitung und des Verwaltungsrats
• Erstellung von Traktandenlisten, Zusammenstellung der Sitzungsunterlagen und Sicherstellung einer rechtzeitigen Dokumentation
• Präzise Protokollierung von Sitzungen der Geschäftsleitung und des Verwaltungsrats
• Dokumentation und konsequente Nachverfolgung von Beschlüssen, Aufgaben, Fristen und Pendenzen
• Triage und Priorisierung eingehender E-Mails und Anfragen sowie Vorbereitung oder selbstständige Beantwortung von Korrespondenz
• Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Briefings, Präsentationen, Berichten und Managementinformationen
• Durchführung inhaltlicher Vorabklärungen und Recherchen zu betrieblichen, organisatorischen und strategischen Fragestellungen
• Koordination und verlässliche Kommunikation mit Abteilungsleitungen, internen Fachstellen, Behörden, Auftraggebern und weiteren externen Partnern
• Einholung relevanter Informationen bei internen Stakeholdern sowie strukturierte und verständliche Verdichtung für die Geschäftsführung
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Umsetzung strategischer sowie bereichsübergreifender Projekte
• Übernahme eigener Koordinations- und Verbesserungsprojekte im Auftrag der Geschäftsführung
• Identifikation offener Punkte, Risiken und Entscheidungsbedarfe sowie frühzeitige Eskalation
• Professionelle Ablage und Verwaltung vertraulicher Führungs- und Verwaltungsratsunterlagen
• Gezielter Einsatz von KI für Recherchen, Zusammenfassungen, Korrespondenz, Sitzungsunterlagen, Analysen und effizientere Arbeitsabläufe
• Laufende Suche nach Möglichkeiten, die Geschäftsführung organisatorisch und inhaltlich zu entlasten und ihr die Konzentration auf die wesentlichen Führungsaufgaben zu ermöglichen

• Kaufmännische Ausbildung mit relevanter Weiterbildung oder Hochschulabschluss, beispielsweise in Betriebswirtschaft, Recht, Kommunikation, Public Management oder einem vergleichbaren Bereich
• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsleitung, in einem Verwaltungsratssekretariat, PMO oder einer vergleichbaren Koordinationsfunktion
• Erfahrung in der Vorbereitung und Protokollierung von Geschäftsleitungs- oder Verwaltungsratssitzungen von Vorteil
• Ausgeprägtes Interesse an betrieblichen, organisatorischen und strategischen Zusammenhängen
• Fähigkeit, sich rasch in neue und komplexe Themen einzuarbeiten und die entscheidenden Punkte zu erkennen
• Sehr gute schriftliche und mündliche Deutschkenntnisse sowie ein präziser, adressatengerechter Schreibstil
• Hohe digitale Kompetenz und sicherer Umgang mit Microsoft 365
• Fundierte praktische Erfahrung mit KI-Anwendungen und ein reflektierter Umgang mit deren Möglichkeiten, Grenzen und Datenschutzanforderungen
• Ausgeprägte Organisations-, Priorisierungs- und Selbstmanagementkompetenz
• Vorausschauende Arbeitsweise und die Fähigkeit, Aufgaben selbstständig anzustossen und zuverlässig zum Abschluss zu bringen
• Diskretion, Loyalität und absolute Verlässlichkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Diplomatisches Geschick und gleichzeitig die notwendige Verbindlichkeit, um Informationen und Pendenzen bei unterschiedlichen Stakeholdern einzufordern
• Ruhe, Übersicht und Entscheidungsfähigkeit auch bei zahlreichen parallelen Themen und kurzfristigen Veränderungen
• Dienstleistungsorientierte, pragmatische und lösungsorientierte Persönlichkeit
• Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und sich abhängig vom eigenen Profil schrittweise in eine weitergehende…