Mitarbeiter:in Sekretariat & Empfang Sozialdienst

Die Convalere AG ist ein seit 2013 etabliertes Dienstleistungsunternehmen im Sozial- und Integrationsbereich. Mit ca. 300 Mitarbeitenden an 14 Standorten begleitet und unterstützt Convalere Gemeinden, Kantone und weitere Auftraggeber mit praxisnahen, verlässlichen und wirkungsvollen Lösungen – von der Führung von Sozialdiensten über die Betreuung und Integration von Asylsuchenden und Flüchtlingen bis hin zu Förder-, Beschäftigungs- und Integrationsprogrammen.

Heute betreut das Unternehmen Mandate von rund 50 Gemeinden sowie zwei Kantonen. Unsere Vision ist ein moderner, schlanker und wirkungsvoller Sozialstaat, in dem öffentliche Mittel verantwortungsvoll eingesetzt und Menschen nachhaltig zu einem selbständigen Leben befähigt werden. Dabei verbinden wir fachliche Kompetenz mit unternehmerischem Denken, hoher Dienstleistungsorientierung und einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit Auftraggebern und Anspruchsgruppen.

• Persönlicher Empfang von Klientinnen und Klienten sowie Besucherinnen und Besuchern
• Entgegennahme, Triage und Weiterleitung von Telefonanrufen, E-Mails und persönlichen Anfragen
• Erteilung von Standardauskünften im Rahmen der vorgegebenen Zuständigkeiten
• Organisation und Koordination von Terminen für die zuständigen Fachpersonen
• Entgegennahme, Prüfung und Weiterleitung eingereichter Unterlagen
• Vorbereitung und Ausgabe von Dokumenten, Formularen und Korrespondenz
• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post sowie Digitalisierung und strukturierte Ablage von Dokumenten
• Pflege von Stammdaten, Terminübersichten, Pendenzen und administrativen Listen
• Unterstützung der Sozialarbeitenden und Fallführenden bei standardisierten administrativen Aufgaben
• Koordination mit Gemeinden, Behörden, Versicherungen und weiteren internen und externen Stellen
• Sicherstellung eines geordneten, professionellen und dienstleistungsorientierten Empfangsbetriebs
• Konsequente Einhaltung der Datenschutz-, Schweigepflicht- und Sicherheitsvorgaben
• Frühzeitige Weiterleitung von fachlichen, konfliktbehafteten oder dringenden Anliegen an die zuständige Stelle
• Mitarbeit bei der laufenden Verbesserung von Abläufen, Vorlagen und Checklisten im Sekretariat

• Kaufmännische Grundausbildung oder eine vergleichbare Ausbildung
• Erfahrung in einem Sekretariat, am Empfang, im Kundendienst oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion
• Sehr gute mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und digitalen Arbeitsmitteln
• Sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Freude am Kontakt mit Menschen aus unterschiedlichen Lebenssituationen und kulturellen Hintergründen
• Freundliches und respektvolles Auftreten sowie die Fähigkeit, gleichzeitig klare Grenzen zu setzen
• Ruhe und Übersicht auch bei hohem Besucheraufkommen, zahlreichen parallelen Anfragen oder angespannten Situationen
• Diskretion und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Personendaten
• Weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil
• Erfahrung im Sozial-, Asyl-, Gesundheits- oder Verwaltungsbereich ist willkommen, aber keine Voraussetzung

• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Funktion mit direktem Kontakt zu Menschen
• Ein sinnstiftendes Arbeitsumfeld an der Schnittstelle zwischen Sozialem, Verwaltung und öffentlichem Auftrag
• Klare Aufgaben, geregelte Zuständigkeiten und strukturierte Arbeitsprozesse
• Eine sorgfältige Einführung und Unterstützung durch ein erfahrenes Team
• Moderne digitale Arbeitsmittel und kurze Entscheidungswege
• Die Möglichkeit, Abläufe aktiv mitzugestalten und sich fachlich weiterzuentwickeln
• Ein dynamisches Unternehmen mit spannenden Entwicklungs- und Zukunftsperspektiven