Gestionnaire des services administratifs

RÔLE

Sous la supervision de la direction générale, le/la gestionnaire des services administratifs assure la gestion de l’ensemble des opérations administratives et logistiques de l’organisation, soutient la direction et contribue activement à l’efficacité opérationnelle et budgétaire du bureau.

RESPONSABILITÉS

Gestion administrative et budgétaire

• Saisir, gérer et traiter les bons de commande, les factures ainsi que les autres données comptables et administratives.
• Préparer, suivre et mettre à jour les tableaux de suivi des budgets administratifs : licences, budget opérationnel, TI.
• Classer et archiver l’ensemble de la documentation administrative et comptable requise.
• Effectuer le suivi des feuilles de temps et approuver les heures aux budgets administratifs.
• Assurer un suivi rigoureux des budgets alloués aux dons caritatifs et aux événements.
• Gérer les renouvellements administratifs annuels (assurances, certificats, adhésions aux ordres professionnels, AMF, etc.).
• Participer au suivi des obligations légales et réglementaires (registre des entreprises, équité salariale, SST, etc.).
• Participer à la rédaction de contrats (pigistes, clients, fournisseurs).

Coordination logistique

• Coordonner les déménagements de bureaux, les rénovations mineures des espaces de travail ainsi que l’arrivée des nouveaux employés.
• Assurer la gestion des ressources matérielles : équipements, fournitures, relations avec les fournisseurs et prestataires.
• Coordonner l’ensemble des éléments liés aux embauches (préparation TI, attribution des espaces, accueil, organisation de l’agenda de la première semaine, etc.).
• Organiser la logistique des événements clients et des réunions internes et externes.

Soutien à la direction

• Offrir un soutien actif dans la gestion des agendas, l’organisation des voyages d’affaires, la réservation de repas et de restaurants, le traitement des comptes de dépenses, la préparation des réunions et la gestion des courriels.
• Apporter un soutien à la création et à la mise en page de présentations, ainsi qu’à la rédaction de communications et de documentation.
• Appuyer la reddition de comptes, effectuer le suivi des dossiers administratifs et soutenir la conformité réglementaire.

REQUIS

• Baccalauréat en administration des affaires ou dans une discipline appropriée;
• Plus de 5 ans d’expérience en soutien administratif dans un environnement de services professionnels;
• Grande aisance avec la suite Microsoft Office ;
• Connaissance de logiciels tels que des ERP, des systèmes de gestion documentaire et des logiciels comptables;
• Capacité à rédiger des documents administratifs, à produire des rapports, à assurer le suivi des échéanciers ainsi qu’à gérer et archiver des dossiers;
• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit. La maîtrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est également requise afin de collaborer avec des client
  · e·s et des collaborateur
  · rice·s à l’échelle nationale et internationale (50 % du temps);
• Qualités recherchées : bon sens de l’organisation, rigueur, autonomie, discrétion, confidentialité, bon jugement et capacité à travailler sous pression.