Administrative Assistant

Sommaire du poste  Joignez-vous à notre équipe à titre d’adjoint(e) administratif(ve) et jouez un rôle important dans la réalisation de projets industriels et d’infrastructure de grande envergure. Dans ce rôle, vous offrirez un soutien administratif, de coordination et de gestion documentaire à l’équipe de gestion de projet du propriétaire (Project Management Team – PMT), en contribuant à maintenir les projets bien organisés, sur la bonne voie et au bon déroulement des activités.
Responsabilités   Soutien à l’équipe de gestion de projet (PMT)  Gérer l’agenda du directeur de projet : planification des réunions, gestion des priorités, organisation des déplacements et administration des notes de frais.
Organiser les réunions internes ainsi que celles avec les entrepreneurs, les concédants (licensors) et les autorités : convocations, ordres du jour, logistique, suivi des présences et rédaction des procès-verbaux émis dans un délai de deux (2) jours ouvrables.
Maintenir le registre des actions du PMT, assurer le suivi des éléments en cours jusqu’à leur clôture et signaler les retards au gestionnaire responsable.
Préparer et finaliser les présentations, rapports et correspondances conformément aux normes de présentation et de documentation du propriétaire.

Gestion documentaire et tenue des dossiers  Appliquer les conventions de numérotation et de révision des documents du projet (séries CRT-PMT-LTR / MEM / AGR / FRM / TRK) à tous les documents émis par le propriétaire.
Enregistrer les transmissions (transmittals) entrantes et sortantes avec les entrepreneurs, consultants et autorités, et maintenir un registre complet, organisé et facilement consultable de toute la correspondance.
Assurer la gestion de l’arborescence documentaire électronique, des droits d’accès et du contrôle des versions dans l’environnement documentaire partagé du projet.
Soutenir les activités de salle de données (data room) ainsi que les audits et exercices de vérification diligente (due diligence) en compilant et en diffusant les ensembles documentaires selon les directives reçues.

Administration des contrats, des achats et des finances  Gérer les demandes d’achat, les bons de service et le cheminement des factures; assurer le suivi des approbations et collaborer avec l’équipe des finances relativement aux échéanciers de paiement.
Maintenir les registres des contrats, des certificats d’assurance, des ententes de confidentialité (NDA) ainsi que la documentation relative au personnel et aux accès des entrepreneurs.
Soutenir la consolidation des feuilles de temps, l’intégration des fournisseurs et la collecte des renseignements requis sur les fournisseurs.

Administration de bureau, logistique et relations avec les parties prenantes  Assurer le bon fonctionnement du bureau : installations, fournitures, coordination des services informatiques, accueil des visiteurs et gestion des formalités d’accès au site.
Coordonner les déplacements, l’hébergement et la logistique de mobilisation des membres du PMT, des entrepreneurs et des parties prenantes en visite.
Agir comme premier point de contact pour les demandes provenant des parties prenantes locales, de la communauté et des institutions, et soutenir la tenue des dossiers liés à la santé, sécurité et environnement (SSE/HSE) ainsi qu’aux formations d’accueil, selon les directives.

Confidentialité et conformité  Traiter les renseignements commerciaux sensibles — notamment les conditions des contrats d’achat (offtake), les prix et les données commerciales des entrepreneurs — uniquement selon le principe du « besoin de savoir » et conformément aux ententes de confidentialité (NDA) en vigueur.
Respecter les politiques de l’entreprise, les lois du Québec en matière de travail et de protection…