Lead, planification événementielle

Depuis plus de trois décennies, Techo-Bloc redéfinit l'aménagement extérieur. Tout a commencé avec une question posée par une famille : « Pourquoi la créativité devrait-elle se limiter à quelques styles de pavés? » Depuis, l'entreprise familiale est devenue un chef de file nord-américain de la conception et de la fabrication de produits d'aménagement paysager, avec plus de 36 brevets à son actif.
Aujourd'hui, nos 850+ employé(e) s, nos 9 usines de production, nos 800+ détaillants et nos 14 000 Techo-Pros certifiés façonnent des résidences et des espaces publics partout sur le continent. Nous sommes fiers d'être reconnus parmi les sociétés les mieux gérées au Canada. Si vous êtes ambitieux(se), aimez les défis et sortez un peu du moule, vous vous sentirez ici chez vous.

Description du poste  Les grands événements ne commencent pas le jour J. Ils commencent un an plus tôt, avec le bon lieu, les bons partenaires et un plan solide.
À titre de Responsable de la planification événementielle, vous êtes l'architecte des tournées promotionnelles, des événements de fidélisation et des salons professionnels de Techo-Bloc au Canada et aux États-Unis. Pendant que notre équipe d'exécution donne vie à chaque événement sur le terrain, vous travaillez une saison complète à l'avance. Vous tracez l'itinéraire, réservez les lieux, négociez les ententes et bâtissez les partenariats qui préparent toute l'équipe au succès.
Vos responsabilités
Stratégie et feuille de route annuelle :  Élaborer et maintenir le calendrier événementiel, incluant les marchés, la séquence des événements, les échéanciers et les lieux, de 9 à 12 mois à l’avance.
Recherche de lieux et contrats :  Rechercher, évaluer et sélectionner les lieux; mener les négociations concernant les prix, conditions, BEO, clauses d’attrition, politiques d’annulation et autres exigences contractuelles.
Gestion des fournisseurs et partenaires :  Développer des relations solides et durables avec les lieux et fournisseurs clés, gérer les demandes de soumissions et les négociations, et assurer le suivi de la performance des fournisseurs.
Budgets événementiels :  Élaborer et gérer les budgets, des premières estimations jusqu’à la réconciliation finale, incluant les bons de commande, factures, prévisions budgétaires et rapports post-événement.
Planification globale :  Gérer le calendrier maître des événements, les échéanciers critiques, les dépendances et les principales étapes afin de maintenir tous les intervenants alignés.
Coordination interfonctionnelle :  Impliquer les équipes Marketing, Contenu, Médias sociaux, Design et les autres partenaires suffisamment tôt afin que leurs livrables soient intégrés à la stratégie de chaque événement.
Gestion des risques et plans de contingence :  Identifier les enjeux potentiels en amont, élaborer des plans alternatifs et résoudre les obstacles avant qu’ils n’aient un impact sur l’exécution.
Transfert vers l’exécution :  S’assurer que chaque événement est entièrement planifié, contracté, budgété et documenté avant son transfert à l’équipe responsable de l’exécution.
À quoi ressemble le quotidien
Vos semaines seront variées. Vous pourriez notamment :
Visiter des lieux et évaluer leur capacité à répondre aux exigences opérationnelles et à l’expérience souhaitée pour un futur événement.
Négocier un contrat avec un hôtel huit mois à l’avance afin d’obtenir de meilleurs tarifs ou de meilleures conditions.
Réviser les budgets événementiels et remettre en question certains coûts avant de prendre des engagements.
Élaborer l’échéancier de planification d’une série d’événements dans plusieurs marchés.
Rencontrer les équipes Marketing et Contenu six mois à l’avance afin d’aligner les objectifs, campagnes et livrables liés à l’événement.
Analyser…