Management Assistent Bedrijfsbureau

Ben jij op zoek naar een uitdagende functie als ervaren management assistent? En wil jij werken waar geen dag hetzelfde is? Dan biedt onze opdrachtgever jou de kans binnen een informele en klantgerichte organisatie het beste uit jezelf te halen en ons assistent team te versterken.

Als ervaren managementassistente bied je vanuit het bedrijfsbureau secretariële, organisatorische en inhoudelijke ondersteuning aan de Raad van bestuur en onderliggende processen. Jij weet als geen ander wat ontzorgen is, je schakelt snel, stelt de juiste prioriteiten en anticipeert op adequate wijze op lopende ad hoc zaken. Improvisatietalent is hierbij een must.

Je bent organisatiesensitief en zorgt ervoor dat zaken slim en efficiënt geregeld worden en hebt vernieuwende ideeën om de workflow van jouw team slimmer te organiseren. Je laat je hierbij ondersteunen door de laatste technieken.

De organisatie biedt ondersteuning aan mensen met een verstandelijke beperking en kinderen met een ontwikkelingsachterstand in Zuid-Limburg. Bij deze organisatie geloven ze dat mensen zich gelukkiger voelen naarmate ze merkbaar iets voor een ander betekenen. Daarom ontwikkelen ze met en rond onze cliënten netwerken waarin zij betekenisvol kunnen meedoen en diensten waarmee zij in die netwerken kunnen werken, leren, recreëren en/of wonen.

De opdrachtgever helpt daarbij door vanuit nieuwsgierigheid, durf en genegenheid naar de hele mens te kijken, naar de lat en de drempel. Door te stimuleren het beste uit zichzelf te halen en kansen te benutten die zich voordoen in de samenleving, worden initiatieven ontwikkeld en mogelijkheden vergroot voor een betekenisvol leven. Dit gebeurt altijd op maat en samen met partners die dezelfde ambitie delen voor maatschappelijke verandering.

Deze organisatie heeft meer dan 90 locaties waar dagelijks ongeveer 900 medewerkers en 400 vrijwilligers zich inzetten voor zo’n 1700 cliënten en voor elkaar.

• Planningen beheren;
  Coördineren van planningen voor processen van de Raad van Bestuur en andere disciplines;
• Vergaderingen organiseren en notuleren;
  Voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen en overlegvormen;
• Administratieve ondersteuning;
  Ondersteuning bieden bij de uitvoering en bewaking van actiepunten;
• Mailbox beheer; beheer mailbox bedrijfsbureau en zoveel als mogelijk zelfstandig afhandelen of beoordelen wie binnen de organisatie aangehaakt dient te worden;
• Postbeheer;
  Selecteren en beoordelen van (vertrouwelijke) interne en externe post;
• Crisisteam lid;
  Fungeren als logger/plotter binnen het team crisisbesluitvorming;
• Archiefbeheer;
  Beheren en actualiseren van het bedrijfsbureau-archief, zowel hardcopy als digitaal;
• Stichtingsdocumenten beheren; beheren van documenten zoals inschrijvingen bij de Kamer van Koophandel, statuten, autorisaties en contracten;
• Besluitenregistratie;
  Beheren en registreren van genomen besluiten;
• Instemmings- en Adviesaanvragen;
  Voortgang en registratie van advies- en instemmingsaanvragen van de Raad van Bestuur aan medezeggenschapsorganen bewaken;
• Inspectiemeldingen;
  Zorgen voor de registratie van meldingen aan de Inspectie Gezondheidszorg;
• Overleggen P&C cyclus;
  Inplannen en organiseren van overleggen vanuit de Planning & Control cyclus;
• Afsprakenbeheer;
  Ondersteuning bij het maken van afspraken met meerdere interne en externe functionarissen.

• HBO werk en denkniveau;
• Relevante werkervaring is noodzakelijk; goede digitale vaardigheden en ervaring met Office 365;
• Plannen, organiseren en prioriteren zijn voor jou een tweede natuur;
• Je bent betrouwbaar en integer;
• Je herkent jezelf in de drie kerncompetenties: lef (om zaken pro actief binnen kaders zelf op te pakken), nieuwsgierigheid (om de vraag achter de vraag helder te krijgen en exact te weten wat het probleem/vraagstelling is) en genegenheid (je bent in staat om de ander gerust te stellen en het gevoel te geven dat je de ander gezien/gehoord hebt);
• Je staat stevig in je schoenen en laat je niet snel van de wijs brengen; je bent in staat je eigen grenzen te bewaken;
• Je bent in staat om…