Telefoniste​/Receptioniste

Als telefoniste/receptioniste in Maastricht ben je het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en klanten. Je ontvangt telefoongesprekken op een professionele en vriendelijke manier, waarbij je gesprekken efficiënt afhandelt en doorverbindt naar de juiste collega's of afdelingen. Daarnaast beheer je de centrale telefooncentrale en zorg je voor een correcte en duidelijke registratie van alle inkomende en uitgaande gesprekken. Je verwelkomt gasten aan de balie met een warme ontvangst, begeleidt hen waar nodig en zorgt ervoor dat zij zich direct op hun gemak voelen.

Het is jouw taak om afspraken te plannen, bezoekers te registreren en relevante informatie tijdig door te geven aan de betrokken medewerkers. Hierbij werk je nauwkeurig en houd je overzicht, ook tijdens drukke momenten. In deze functie is het belangrijk dat je communicatief vaardig bent, zowel mondeling als schriftelijk, zodat informatie helder wordt uitgewisseld binnen het team en met externe partijen.

Je draagt bij aan een positieve werksfeer door een behulpzame houding en klantgerichte aanpak.

• Het verwerken, controleren en actueel houden van gegevens in het ERP-systeem en diverse externe applicaties.
• Het bieden van administratieve en organisatorische ondersteuning aan het Hoofd Administratie.
• Het onderhouden van contacten met klanten, leveranciers en overige externe relaties.
• Het verzorgen van receptiewerkzaamheden, waaronder het professioneel aannemen, registreren en doorverbinden van inkomende telefoongesprekken.
• Het vastleggen van telefoongesprekken en het zorgvuldig registreren en doorgeven van boodschappen.
• Het voorbereiden en verzenden van monsters, documentatie en overige zendingen naar klanten.
• Het ontvangen van bezoekers, beantwoorden van vragen en doorverwijzen naar de juiste contactpersonen binnen de organisatie.
• Het ontvangen, beoordelen en distribueren van binnenkomende poststukken.
• Het opstellen, uitwerken en verwerken van correspondentie, rapportages en overige administratieve documenten.
• Het beheren van agenda's en het plannen en coördineren van afspraken op verzoek van collega's en management.
• Het verzorgen van bestellingen en verzendingen van een van de producten en attenties.
• Het aanmaken en printen van etiketten ten behoeve van de productieafdeling.
• Het verzorgen van de verzending en administratieve verwerking van verkoopfacturen.
• Het uitvoeren van overige voorkomende administratieve, secretariële en ondersteunende werkzaamheden.