Project- en Teamcoördinator Documentbeheer & Archivering

Wat ga je doen?
Wil jij bijdragen aan een toekomstbestendige informatievoorziening binnen een academisch ziekenhuis met grote maatschappelijke impact? Zie jij het als een uitdaging om informatie- en archiefbeheer naar een hoger niveau te tillen in een omgeving die volop in ontwikkeling is? Dan is deze functie bij het Maastricht UMC+ iets voor jou.

In deze rol combineer je inhoudelijke expertise, coördinatie en projectmatig werken binnen het vakgebied van informatie- en archiefbeheer. Of je nu een ervaren professional bent of een medior collega die toe is aan een volgende stap: je krijgt bij ons de ruimte om je rol mede vorm te geven en zichtbaar impact te maken. Dus ook als je ervaring hebt als projectleider op relevante projecten, dan zien we graag je sollicitatiebrief tegemoet!

Het vakgebied informatiebeheer is sterk in beweging. De nieuwe Archiefwet en de Wet open overheid (Woo) stellen hogere eisen aan transparantie, toegankelijkheid en duurzaamheid van informatie. Tegelijkertijd volgen digitalisering en technologische ontwikkelingen elkaar in hoog tempo op. Binnen het Maastricht UMC+ lopen daarom diverse verander- en verbetertrajecten op het gebied van documentbeheer en archivering. Jij speelt hierin een cruciale rol en werkt mee aan het fundament van de informatievoorziening van de toekomst.

• ben je verantwoordelijk voor het volledige beheer van ons archiefsysteem van de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht;
• werk ja actief mee met het team en coördineert de dagelijkse werkzaamheden van de afdeling;
• ben je hét aanspreekpunt binnen de organisatie voor vragen over archivering, bewaartermijnen en het functioneel beheer van het huidige documentmanagementsysteem (DMS) Corsa;
• denk je in bredere zin mee over documentbeheer/de toekomst van het DMS;
• leid en coördineer je archief- en migratietrajecten, zowel digitaal als op papier;
• werk je actief aan de verdere digitalisering en harmonisatie van werkprocessen rondom informatiebeheer en archivering;
• bewaak je kwaliteit, planning en prioriteiten en draag je bij aan een professionele en prettige samenwerking binnen het team;
• werk je nauw samen met collega’s van het secretariaat van de Raad van Bestuur alsook de afdeling MIT (Medische Instrumentatie en Informatietechnologie). Met laatstgenoemde werk je aan projecten op het snijvlak van informatiebeleid, technologie en documentmanagement;
• coördineer je rapportages en audits en adviseer je over risico’s, verbeterpunten en compliance;
• fungeer je als aanspreekpunt richting de Erfgoedinspectie en neem je deel aan landelijke overleggen van de verschillende UMC’s.

Hoe ziet je werkomgeving eruit?
Het Maastricht UMC+ is een toonaangevend academisch ziekenhuis waarin hoogwaardige patiëntenzorg, wetenschappelijk onderzoek en onderwijs nauw met elkaar verbonden zijn. Binnen deze complexe organisatie speelt de afdeling Documentbeheer en Archivering een belangrijke rol in het zorgvuldig beheren, archiveren en beschikbaar stellen van (digitale en papieren) informatie.

Documentbeheer en Archivering maakt onderdeel uit van de Bestuursstaf en bestaat uit een klein, deskundig en betrokken team. Je werkt samen met drie ervaren collega’s. We willen daarnaast de aankomende jaren de verbinding met de afdeling MIT (Medische Instrumentatie en informatietechnologie) verder versterken, dus ook met die afdeling werk je nauw samen.

Je rapporteert aan de teamleider Bestuursstaf.

Wat vragen wij van jou?
Wij zoeken een collega die professionaliteit en integriteit hoog in het vaandel heeft staan. Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke en gevoelige informatie en weet een goede balans te vinden tussen assertiviteit, vindingrijkheid en discretie. Je bent zelfverzekerd, stressbestendig en prettig in de samenwerking. Daarnaast vragen wij:

• een afgeronde hbo-opleiding in een relevante richting (zoals informatiebeheer/- management);
• ervaring in archief- en informatiebeheer, waaronder bekendheid met digitaal archiveren in een zaaksysteem, de toepassing van selectielijsten en metadatering;
• kennis van archiefwet- en regelgeving is een pré;
• ervaring met projectmatig werken en veranderprocessen;
• het vermogen om overzicht te houden en samen te werken met…