Team​/Office Assistant - Società Real Estate - Data inizio

Position: Team/Office Assistant - Società Real Estate - Data inizio 9/26
Il cliente è una realtà internazionale in forte crescita che ha recentemente aperto la sua filiale in Italia. Per supportare il lancio della nostra nuova sede a Milano (comodamente raggiungibile con i mezzi) e la crescita del team locale, cerchiamo una figura chiave di Office & Team Assistant. Sarà la colonna portante dell'ufficio, garantendo un ambiente di lavoro efficiente, accogliente e strutturato fin dal primo giorno.
La risorsa avrà la responsabilità di gestire l'operatività quotidiana dell'ufficio (Office Management) e di supportare il management e il team locale nelle attività amministrative e organizzative quotidiane.
Cosa offriamo
Contratto a tempo indeterminato con inserimento a partire da Settembre 2026.
Budget: fino a 40K
Responsabilità Principali
Gestione degli spazi:
Supervisionare l'allestimento dell'ufficio da settembre, garantendo che postazioni, sale riunioni e aree comuni siano sempre operative, ordinate e fornite di tutto il necessario.
Fornitori:
Gestire i rapporti con i fornitori dei servizi generali (pulizie, IT support, cancelleria, catering, facility management).
Accoglienza:
Gestire i primi visitatori, clienti o colleghi internazionali in visita alla sede italiana.
Agende e Travel:
Supportare il management locale nella gestione del calendario e nell'organizzazione di trasferte, viaggi e note spese.
Meeting & Eventi:
Coordinare la logistica delle riunioni interne ed esterne, preparando sale e presentazioni/materiali di supporto se necessario.
Onboarding:
Collaborare all'inserimento dei futuri nuovi assunti, gestendo la consegna di welcome kit e strumenti di lavoro (PC, smartphone, ecc.).
Fatturazione e Contabilità:
Raccordo con lo studio commercialista esterno o con l'HQ per la raccolta di fatture, scadenze amministrative e prima nota.
Archiviazione:
Creazione e mantenimento di un archivio digitale sicuro per i documenti societari e del personale (contratti, scadenze, compliance).

Requisiti Richiesti

Esperienza:
Almeno 2-4 anni di esperienza in ruoli analoghi (Office Assistant, Team Assistant, Segretaria/o di Direzione), preferibilmente all'interno di contesti internazionali, startup o multinazionali modernamente strutturate.
Lingue:
Fluente conoscenza della lingua inglese (scritta e parlata), indispensabile per i rapporti con l'headquarter e i partner internazionali.
Competenze Digitali:
Padronanza assoluta del Pacchetto Office (Excel, PowerPoint, Word) e delle suite di collaborazione cloud (Google Workspace, Teams/Slack).

Soft Skills:

Spiccato spirito di iniziativa, autonomia e mentalità problem-solving (tipica del contesto startup).
Eccellenti doti comunicative e relazionali.
Flessibilità e capacità di gestire priorità diverse in una struttura snella.