Business Operations Coordinator - Supporto Operativo Alla Direzione

Position: BUSINESS OPERATIONS COORDINATOR - SUPPORTO OPERATIVO ALLA DIREZIONE
sede:
Milano

IQM Selezione, società di head‑hunting con 20 anni di esperienza, cerca una risorsa per il ruolo di Executive Assistant / Braccio destro operativo della direzione.

Profilo ideale

Diploma o Laurea, preferibilmente in ambito economico, gestionale, logistico, giuridico o affine.

Esperienza pregressa, anche breve ma significativa, in ruoli di Executive Assistant, Assistente di Direzione, Office Manager, Project Coordinator, Operations Assistant, Business Assistant o ruoli analoghi a diretto supporto di imprenditori, CEO, Direzione Generale o proprietà aziendale.

Gradita provenienza da contesti imprenditoriali, PMI strutturate, gruppi societari, aziende di logistica/trasporti, servizi, consulenza, trading, distribuzione o realtà caratterizzate da elevata operatività e forte dinamismo.

Ottime capacità organizzative, di pianificazione, gestione delle priorità, monitoraggio delle scadenze e follow‑up costante delle attività.

Spiccata proattività, autonomia operativa e capacità di individuare problemi, criticità e opportunità, portandoli tempestivamente all’attenzione della direzione con approccio concreto e orientato alla soluzione.

Mentalità imprenditoriale, senso di responsabilità e attitudine a prendere in carico le attività fino alla loro completa chiusura, senza limitarsi ad un approccio meramente esecutivo.

Elevata precisione, meticolosità, affidabilità e capacità di mantenere ordine, metodo e controllo anche in contesti complessi, veloci e poco standardizzati.

Buona resilienza, solidità personale e capacità di lavorare a stretto contatto con una direzione fortemente operativa, esigente e orientata al risultato.

Intelligenza relazionale, tatto, equilibrio comunicativo e capacità di sollecitare, ricordare e presidiare le attività con fermezza ma con adeguata sensibilità rispetto ai tempi, ai modi e alle priorità della direzione.

Capacità di sintesi, chiarezza espositiva e attitudine a rappresentare problemi, avanzamenti e priorità in modo ordinato, misurabile e facilmente fruibile.

Ottima dimestichezza con strumenti informatici, digitali e gestionali; gradita familiarità con strumenti di produttività, project management, CRM, sistemi di archiviazione digitale e soluzioni di Intelligenza Artificiale applicate all’organizzazione del lavoro.

Buona conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata, sufficiente per interfacciarsi con interlocutori esteri, documentazione, email e attività di coordinamento internazionale.

Persona ambiziosa, energica, curiosa, flessibile, con forte desiderio di crescita professionale e disponibilità a costruire nel tempo un ruolo di fiducia a stretto contatto con la proprietà.

Domicilio a Milano o nell’immediato hinterland, e comunque in aree compatibili con la presenza continuativa presso la sede aziendale.

Responsabilità del ruolo
La risorsa sarà inserita all’interno della società capogruppo, e lavorerà a diretto riporto della Proprietà/Direzione. Il ruolo avrà l’obiettivo di supportare la Direzione nella gestione operativa, organizzativa e trasversale delle attività aziendali e societarie, contribuendo a garantire metodo, presidio delle priorità, controllo delle scadenze e avanzamento dei progetti. A titolo esemplificativo si occuperà di:

Supportare la Direzione nella gestione quotidiana delle attività operative, organizzative e progettuali;

Presidiare agenda, priorità, scadenze, appuntamenti, riunioni, follow‑up e attività da completare;

Monitorare l’avanzamento di progetti, task e iniziative trasversali alle diverse società del gruppo;

Raccogliere, organizzare e sintetizzare informazioni utili alla Direzione per la presa di decisioni operative;

Individuare criticità, ritardi, anomalie o opportunità, segnalandole tempestivamente alla Direzione in modo chiaro, strutturato e orientato alla soluzione;

Sollecitare internamente ed esternamente l’avanzamento delle attività, mantenendo il presidio fino alla loro effettiva chiusura;

Predisporre riepiloghi, report, promemoria, liste di priorità, documenti di sintesi e strumenti di controllo operativo;

Supportare la Direzione nella gestione dei rapporti con interlocutori interni, collaboratori, consulenti, fornitori, clienti, partner…