Registrar, Supply Chain​/Logistics, Office Administrator​/ Coordinator

Tirocinio Extracurriculare Retribuito

NOTTE è alla ricerca di un/una Registrar da inserire nel proprio team.
Il ruolo è responsabile del coordinamento di tutte le spedizioni in entrata e in uscita relative a mostre, showroom, e progetti speciali.
Il/la candidato/a ideale è una persona altamente organizzata, con forte spirito di squadra e conoscenza delle migliori pratiche relative a condition report, movimentazione, imballaggio, realizzazione di casse, trasporto, spedizione, stoccaggio e assicurazione delle opere d’arte; familiarità con le procedure di spedizione nazionali e internazionali, nonché con normative doganali e fiscali; esperienza nella movimentazione delle opere e nella gestione degli inventari; e una comprovata esperienza di collaborazione con una rete di spedizionieri e broker doganali a livello internazionale.

Attenzione ai dettagli, capacità di giudizio professionale, gestione delle priorità e rispetto di scadenze strette sono fondamentali per il ruolo, così come eccellenti capacità comunicative, discrezione e abilità nel lavorare sia in team sia in autonomia.

Responsabilità
Le responsabilità includono, ma non si limitano a:
- Mostre, progetti speciali, showroom e inventario generale (in sede e fuori sede)
- Organizzare, monitorare e gestire le spedizioni in entrata e in uscita e la logistica, sia nazionale
sia internazionale.
- Interfacciarsi con il team della galleria, artisti, clienti, consignor, prestatori, organizzatori di mostre
esterni e fornitori, per garantire informazioni accurate sulle opere, istruzioni di movimentazione/
imballaggio/casse e indicazioni di installazione per spedizionieri, tecnici, clienti e destinatari.
- Documentare lo stato di conservazione delle opere in entrata e in uscita, creando e archiviando
condition report.
- Collaborare con fornitori per cornici, produzione, conservazione e restauri quando necessario.
- Interfacciarsi con assicurazioni e broker doganali per ottenere certificati e garanzie.
- Richiedere preventivi competitivi per i servizi necessari, preparare e monitorare i budget.
- Consegne post-vendita e servizi al cliente
- Mantenere una conoscenza aggiornata delle normative fiscali statunitensi (sales tax) in
relazione a fatturazione e spedizioni, collaborando con lo studio commercialista per garantire
una corretta applicazione delle imposte.
- Collaborare con il team vendite e i clienti per avviare e coordinare ritiri e consegne post-vendita,
inclusa la richiesta di preventivi competitivi per servizi come incorniciatura, imballaggio, casse,
spedizione, installazione, assicurazione, conservazione/restauro e altri servizi necessari.
- Agire come referente per il cliente quando necessario per organizzare consegne e installazioni.
- Preparare fatture per le spedizioni e gestire i pagamenti ai fornitori.
- Preparare moduli di rilascio per clienti e spedizionieri incaricati del ritiro delle opere.
- Effettuare follow-up con gli spedizionieri per ottenere prove di consegna e altra documentazione
necessaria ai fini della conformità.
- Gestione dell’inventario online
- Gestione dello spazio di galleria e di tutte le necessità ivi connesse.

Competenze ed esperienza

richieste:
- Il/la candidato/a ideale possiede almeno un anno di esperienza in ruoli analoghi a quelli sopra
descritti, maturata presso una galleria d’arte contemporanea, una società di spedizioni di opere
d’arte o un’istituzione artistica.
-Profilo junior con prime esperienze professionali consolidate, preferibilemnte tra i 25 - 28 anni.
- Ottima padronanza dell’ambiente Mac, inclusi Google Suite (Gmail, Calendar, Sheets), Microsoft
Office (Word, Excel, PowerPoint) e Adobe Acrobat Pro. La conoscenza di Adobe Photoshop e
InDesign è considerata un plus.
- Conoscenza di database gestionali per collezioni e…