Project Coordinator

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The Project Coordinator supports construction projects from preconstruction through closeout by coordinating bidding activities, project documentation, procurement, billing, compliance requirements, and operational support for project teams. This role requires a highly organized professional who can manage multiple priorities, collaborate with cross-functional stakeholders, and ensure projects remain on schedule, compliant, and properly documented throughout the project lifecycle.

Le ou la coordonnateur(trice) de projets soutient l’exécution des projets de construction, de la phase de pré construction jusqu’à la clôture des projets, en coordonnant les activités d’appel d’offres, la gestion de la documentation de projet, les approvisionnements, la facturation, les exigences de conformité ainsi que le soutien opérationnel aux équipes de projet. Ce poste requiert une personne hautement organisée, capable de gérer simultanément plusieurs priorités, de collaborer avec divers intervenants internes et externes et de veiller à ce que les projets demeurent conformes aux exigences, correctement documentés et réalisés selon les échéanciers établis tout au long de leur cycle de vie.

• Support preconstruction efforts by identifying and tracking project opportunities, reviewing Invitations to Bid, and assisting with client communications regarding project requirements, scope, and bidding intent.
• Assist with prequalification packages, bidder lists, opportunity tracking, and maintaining project information in Groundworks, SharePoint, and other project management platforms.
• Download, organize, review, and distribute project documents, including plans, specifications, geotechnical reports, and addenda.
• Coordinate with estimating, operations, project management, and engineering teams throughout the bidding and project lifecycle.
• Create and maintain comprehensive project documentation, project files and SharePoint sites.
• Support project startup activities, including vendor setup, purchase orders, material deliveries, subcontract preparation, certificat es of insurance, bonds and produce/acquire project related letters/documents such as denunciation letter, release forms, CNESST conformity letter, CCQ situation letter and ARQ conformity.
• Manage, maintain and update RBQ and AMP registries.
• Coordinate safety-related documentation, certifications, training requirements, and regulatory compliance needs.
• Manage utility locate requests (info-excavation), monitor expiration dates, and communicate status updates to project teams.
• Support project managers, field engineers, superintendents and foremen with project tracking, reporting, and evolving project needs throughout execution.
• Assist with monthly billing processes, progress billing and invoicing, lien waivers, payment tracking, cash collections, and project closeout activities.
• Coordinate material and equipment pricing, maintain vendor relationships, track lead times, and support procurement efforts.
• Support engineering activities through document preparation, design information gathering, and engineering submittal coordination.
• Compile and organize technical documentation for engineering review, project execution, and client deliverables.

• Soutenir les activités de pré construction en repérant et en assurant le suivi des projets potentiels, en analysant les invitations à soumissionner et en participant aux communications avec les clients relativement aux exigences du projet, à la portée des travaux et à l’intention de soumissionner.
• Participer à la préparation des dossiers de préqualification, à la gestion des listes de soumissionnaires, au suivi des projets potentiels et à la mise à jour des informations de projet dans Groundworks, SharePoint et les autres plateformes de gestion de projets de l’entreprise.
• Télécharger, organiser, examiner et distribuer la documentation de projet, y compris les plans et devis, les rapports géotechniques, les addendas et tout autre document technique pertinent.
• Assurer la coordination avec les équipes d’estimation, d’opérations, de gestion de projets et d’ingénierie tout au long du processus d’appel d’offres et de…