Chargé.e de gestion administrative et logistique

Contexte:

Electriciens sans frontières est une ONG de solidarité internationale reconnue d’utilité publique, fondée en 1986. Ses 1200 bénévoles agissent auprès des populations les plus démunies, afin d’améliorer leurs conditions de vie en répondant à des besoins essentiels tels que l’accès à l’eau, l’éducation, la santé et le développement économique.

Pour cela, des solutions énergétiques fiables, abordables, durables et adaptées aux spécificités locales sont déployées dans une trentaine de pays. La quasi-totalité des projets de développement et humanitaire reposent sur l’utilisation d’énergies renouvelables (solaire photovoltaïque ou hydraulique), par ailleurs environ la moitié des projets de développement comprennent des actions d’accès à l’eau (soit pour la consommation d’eau potable, soit pour l’irrigation de cultures maraîchères).

Notre ONG cherche aussi, autant que possible, à répondre aux urgences humanitaires via des solutions à moindre impact carbone et à décarboner les réponses existantes.

Le poste proposé est rattaché à l’équipe du siège d’Electriciens sans frontières, qui regroupe une quinzaine de salariés, au sein de son pôle «Administration / Finance» composé de 3 salariés et supervisée par la responsable administrative et financière (RAF).

Mission & activités:

Suivi de l’activité administrative du siège de l’association(30%):

• Gestion des sollicitations externes (demandes de partenariat, d’adhésion, de nouveaux projets);
• Accueil téléphonique et physique, gestion du courrier entrant et sortant, organisation de réunions;
• Classement et archivage des documents administratifs (pièces comptables, conventions passées avec les partenaires, procès-verbaux des réunions d’instances de gouvernance, déclarations en préfecture, etc.);
• Transmission d’informations auprès des organismes sociaux (mutuelle, médecine du travail, arrêt de travail, …) avec la RAF;
• Gestion des déplacements des membres du siège de l’association;
• Appui au suivi du parc informatique & télécom;
• Interlocuteur privilégié du courtier en assurance. Gestion des différents contrats d’assurance.

Appui à l’activité de gestion de l’association (40%):

• Appui au contrôle des pièces comptables, en lien avec le contrôleur de gestion de l’association et la RAF;
• Classement et archivage des pièces comptables;
• Réalisation des virements et encaissement des chèques, en lien avec la banque de l’association;
• Soutien administratif à l’équipe projet pour la constitution de dossiers d’appels à projets auprès des bailleurs publics ou privés;
• Appui de proximité aux trésoriers des 14 délégations régionales, contact récurrent avec la banque (en soutien de la contrôleuse de gestion);
• Rédaction du procès-verbal du Conseil d’Administration.

Suivi des missions à l’étranger (10%):

• Gestion administrative des départs en mission des bénévoles (en particulier les lettres de mission et les déclarations aux assurances);
• Réalisation du bilan annuel pour l’assureur;
• En cas de besoin, gestion des déplacements des bénévoles en mission.

Appui logistique (10%):

• Suivi des approvisionnements et des stocks de fournitures pour le siège de l’association;
• Suivi des approvisionnements et stocks de matériel pour les projets réalisés par l’association, en liaison avec le pôle Projets et avec les bénévoles chargés de la logistique;
• Gestion de commandes de matériels auprès de partenaires ou fournisseurs pour la réalisation des projets à valider par le Siège;
• Contact privilégié pour la logistique au sein des locaux et auprès de notre prestataire BIOPORT pour le stock lié aux projets;
• Appui au bénévole pour le fret de marchandise à l’international, en lien avec notre prestataire BIOPORT.

Suivre la politique de réduction des émissions de gaz à effet de serre de l’ONG(10%):

• Réaliser le bilan carbone de l’organisation en 2026 (et tous les 3 ans): reprise et amélioration des fichiers existants, collecte des données et vérification;
• Evaluation des actions de progrès déployées depuis 3 ans et proposition de nouvelles pistes à la direction;
• Participation à différents groupes de travail sur la réduction des GES et de l’empreinte environnementale des ONGs.

Les atouts du poste:

• Appui de proximité et privilégié avec la…