Assistant administratif de formation

Créée en 1985, et située à La Friche La Belle de Mai à Marseille depuis 1992, l'association AMI est le lieu d'accueil des artistes en devenir ou confirmés grâce aux espaces de travail offerts par ses 6 studios de création (dont un ERP de 100 m2 avec un plateau équipé) mais aussi un lieu d'accompagnement et d'accueil des entrepreneurs et entrepreneuses culturels de demain via sa plateforme Dynamo (lieu ressource, formations, conseil, coworking).

Le projet de l’AMI s’adresse donc aux artistes (musiciens musiciennes et polymathes), des entrepreneurs culturels et des habitants du territoire métropolitain et régional via un projet qui s’articule autour de 5 axes de travail dans une logique à 360°:

1. Répétition & professionnalisation des artistes (développement de carrière, formations, coaching et support technique) ;

2. Résidences & le soutien à la création (commandes et co-productions), soutien à la création (mise en scène, scénographie, développement technique), coopération européenne et internationale ;

4. Éducation Artistique Et Culturelle (ateliers, médiation, EAC) ;

5. Entrepreneuriat culturel via la PLATEFORME DYNAMO (organisme de formation QUALIOPI, couveuse d’entreprises culturelles, co-working, consulting, mise en réseau et internationalisation).

L’AMI au sein de son organisme de formation labellisé QUALIOPI depuis 2021 et renouvelé en octobre 2024, déploie ainsi son expertise autour de la structuration des métiers de la filière artistique, pour laquelle est reconnue et sollicitée au local comme à l’international. L’AMI est une actrice motrice d’une stratégie à l’échelle locale, régionale et européenne, développant une montée en compétence sur l’écosystème des musiques en région, de la création à la diffusion.

Contexte de la mission

A partir de 2026, l’AMI développe un nouveau parcours de formation innovant pour aider les artistes musiciens, travailleurs du secteur culturel et créateurs de contenus à renforcer leurs compétences et s’adapter à un écosystème professionnel en transition.

Pour accompagner la réalisation d’une expérimentation de ce parcours sur 18 mois, dans le cadre de cet accroissement temporaire d’activité, l’association AMI recrute un assistant administratif de formation (F/H/X) en renfort ponctuel sur cette période, pour participer à cette nouvelle action spécifique.

Description de la mission

Sous l’autorité de la Directrice et de la Directrice pédagogique, assister à la mise en œuvre et au suivi administratif d’un nouveau parcours de formation.

A:
Participer à la mise en œuvre du parcours de formation

• Transmission des informations en interne (production, administration, communication)
• Réception des candidatures aux formations
• Assurer le suivi des inscriptions avec les stagiaires (information, documents administratifs)
• Assurer le suivi des présences et absences des stagiaires (convocation, feuilles émargements)
• Participer à la collecte de données, suivi des indicateurs et mise en place des outils d’évaluation
• Centraliser les pièces et données administratives en vue des bilans
• Assurer le standard téléphonique en alternance avec le reste de l’équipe

B/ Participer à l’organisation de l’animation externe des parcours de formation

• Participer à l’organisation des réunions d’informations à la Friche et dans le réseau partenaire (art & culture, enseignement supérieur)
• Rédiger et transmettre des comptes-rendus de réunions et outils aux partenaires
• Suivi du calendrier de formations en lien avec les différentes parties prenantes (partenaires, formateurs, stagiaires)

C/ Participer à l’accueil des formations in situ

• Préparer la salle de formation (matériel, etc.)
• Assurer l’ouverture et fermeture des espaces (clefs, etc.)
• Accueillir les formateurs et les stagiaires

Partenaires financiers et opérationnels :

Région Sud - PACA / Radio Grenouille – Euphonia / L’Office – Culture Pixelle / PIM – Agesca / France Travail / Mission locale / Friche la Belle de Mai / AFDAS

Niveau requis et connaissances :

Formation théorique:
Bac +2

Expérience souhaitée en secrétariat, assistanat administratif et/ou en organisme de formation

Une expérience dans le milieu culturel serait un plus

Qualités requises :

Organisation…