Adjoint administratif​/adjointe administrative

Location: Châteauguay

Description de l'entreprise
Action sur la Violence et Intervention Familiale (AVIF) est un organisme communautaire à but non lucratif dédié à la prévention de la violence conjugale et familiale. Notre mission est de soutenir, accompagner et intervenir auprès des hommes et des adolescent
· e·s auteurs de violence ainsi que les hommes en difficultés, afin de favoriser des relations saines, égalitaires et sécuritaires au sein des familles et de la communauté.

Description de l’offre d’emploi
Sous la responsabilité de la direction générale, l’adjoint
· e administratif
· ve assure la bonne gestion des activités administratives, comptables et de soutien organisationnel de l’organisme.

Responsabilités
Administration financière et comptable

Préparer et traiter la paie des employé
· e·s

Effectuer les paiements requis et émettre les chèques

Tenir la comptabilité à jour dans le logiciel Simple Comptable

Gérer le cycle des comptes fournisseurs et clients (ajout des factures, approbation par le CA, paiements, facturation de vente)

Assurer la gestion de la petite caisse et le suivi budgétaire des postes de l’organisme

Produire mensuellement les bilans, états de résultats et conciliations bancaires

Préparer et transmettre les déclarations de TPS et TVQ

Collaborer avec le comptable pour l’audit annuel en fournissant les documents nécessaires

Effectuer des vérifications ou suivis auprès des organismes et partenaires externes (gouvernement, CNESST, service de paie, firme comptable, etc.)

Gestion administrative et organisationnelle

Accueillir les visiteurs, répondre aux appels et courriels, et traiter les demandes de renseignements

Organiser et confirmer les rendez-vous et les réunions, lorsque demandé

Gérer l’inventaire et les fournitures de bureau

Rechercher et solliciter des fournisseurs ou des soumissions au besoin

Préparer les documents nécessaires aux conseils d’administration et à l’assemblée générale annuelle, et rédiger les procès-verbaux

Soutenir l’équipe dans la rédaction, la préparation et l’impression de documents et de matériel

Mettre en place et maintenir les systèmes de classement (papier et numérique), incluant la numérisation des documents

Gérer les feuilles et banques de temps, ainsi que les dossiers du personnel (ouverture, mise à jour, fermeture)

Produire les relevés d’impôt et administrer les régimes d’assurances collectives et de retraite (paiements, déductions, cotisations annuelles)

Représentation et vie associative

Participer aux réunions d’équipe et aux formations

Contribuer à l’optimisation des outils administratifs et comptables

Tâches connexes
Toutes autres tâches connexes reliées à sa fonction.

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Anglais parlé et écrit - Moyen

Formations

Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration

Expérience
3 à 5 ans

Compétences

Polyvalence

Capacité de jugement et facilité à prendre des décisions

Assiduité et ponctualité

#J-18808-Ljbffr