Adjoint; e administratif; ve immobilier

Position: Adjoint (e) administratif(ve) immobilier
Location: Saint-Hyacinthe

Joignez une entreprise familiale œuvrant à Saint-Hyacinthe.  Poste permanent à temps plein chez Groupe Robin.

Des racines fortes pour grandir, ENSEMBLE. Chez Groupe Robin, nos talents s’appuient sur 50 ans d’histoire pour s’épanouir & évoluer. Parce que grandir ENSEMBLE, c’est ce qui nous rend plus forts. Ce poste d'adjoint(e) administratif(ve) vous permettra de contribuer à une entreprise qui grandit avec ses talents.

Les avantages du Groupe Robin

Régime modulaire d’assurances collectives pour prendre soin de vous et de vos proches;

Programme d’aide aux employés;

Télémédecine : accès à un médecin et autres spécialistes de la santé 24/7 virtuellement;

Programme de remboursement des activités physiques;

REER collectif avec participation de l’employeur;

Un service de garde éducatif en communauté priorisant les enfants de nos employés;

Programme de référencement employé avec prime de 500 à 750 $;

Programme de référencement d’un nouveau résident dans nos RPA : 750$;

Programme de reconnaissance des années de service;

Rabais chez nos commerçants partenaires du Groupe Robin;

Congés mobiles pour faciliter la conciliation travail/vie personnelle;

Machine à café spécialisée, thé, tisane et fruits à volonté;

Rabais sur les repas au travail;

Rabais mensuel sur un logement Groupe Robin;

Possibilité d’évolution dans tous les secteurs d’activités du Groupe Robin;

Allocation cellulaire;

Remboursement du KM;

Événements d’entreprises;

Programme de formation continue;

Un environnement de travail au goût du jour !

Tes responsabilités principales
Le (la) titulaire du poste joue un rôle essentiel dans la coordination administrative pour les départements commercial et résidentiel. En plus de coordonner et assurer la mise à jour des informations consignées au système en lien aux arrivées et départs des locataires, d'administrer les baux et les preuves d'assurance, et d'émettre les vignettes de stationnement, il assure également la gestion de la facturation et de l'encaissement des loyers et des frais pour les travaux résidentiels et commerciaux.

Son expertise dans ce domaine garantit la précision des opérations et la satisfaction des locataires. De plus, sa polyvalence lui permet de soutenir l'équipe pour les appels de service.

Administration des dossiers des locataires (Arrivées, renouvellements, départs)

Coordonner administrativement la documentation des arrivées, les renouvellements et les départs des locataires, en regroupant les documents nécessaires et effectuer les suivis auprès des locataires.

Tenir à jour les baux, annexes et amendements des locataires au système de gestion.

Créer et mettre à jour au système de gestion les fiches de contacts, locataires, unités de logement et immeubles.

Tenir à jour la documentation des dossiers des locataires dont les nouveaux, incluant les preuves d'assurance et d'entretien.

Gérer les informations des immeubles dont les fiches de stationnements et le registre des rangements.

Émettre les vignettes de stationnement pour les nouveaux locataires, vérifier le paiement ou dépôt avant la remise des clés.

Produire des rapports des espaces disponibles, des mouvements des locataires, le suivi locatif et autres rapports sur demande au besoin.

Comptabilité

Effectuer la facturation et l'encaissement pour les travaux résidentiels et commerciaux, incluant l'enregistrement des transactions, des crédits et des ajustements.

Effectuer la facturation des loyers et le traitement des différents modes de paiements électroniques et des chèques.

Identifier et signaler les anomalies dans les dossiers des locataires et suggérer des ajustements.

Assurer le suivi des paiements des loyers et frais afférents auprès des locataires.

Apporter un soutien au Parajuriste pour les comptes à recevoir et dossiers locataires.

Émettre et envoyer les relevés d'impôts aux locataires.

Les exigences et compétences
Ce que nous cherchons:

DEP /AEC/DEC en administration, comptabilité, bureautique, ou toute autre discipline pertinente.

2 à 4 ans dans un poste similaire.

Minutie, précision et exactitude.

Méthodique et appliqué dans la documentation des données et dossier.

Orienté service client.

Capacité à gérer les priorités.

Bonne organisation et rigueur administrative.

Aptitude à travailler en équipe.

Connaissances en maintenance de bâtiments (un atout).

Des mesures d’accommodement sont disponibles sur demande pendant le processus de recrutement.

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