Assistant; e administratif; ve de service-Administrative Services Assistant

Position: Assistant(e) administratif (ve) de service-Administrative Services Assistant
Location: Brossard

Distech Controls propose des solutions innovantes d'automatisation des bâtiments et de gestion de l'énergie qui optimisent le confort, l'efficacité opérationnelle et la durabilité. Nos technologies ouvertes et connectées sont au service des intégrateurs, des consultants, des propriétaires immobiliers et des occupants du monde entier. En tant que premier point de contact au sein de notre siège social, vous incarnerez notre engagement envers l'excellence du service client, l'innovation et un environnement bâti durable.

Résumé du poste
Nous recherchons un professionnel très organisé et proactif pour fournir un soutien administratif et opérationnel de haut niveau. Ce poste garantit la coordination efficace des activités, favorise la collaboration interfonctionnelle et contribue à un environnement de travail structuré et efficace.

Responsabilités
Opérations et soutien administratif

Préparer et mettre en forme des rapports, des présentations et des communications

Gérer les agendas, coordonner les réunions et assurer le suivi

Assurer le soutien pour l'organisation des déplacements et le traitement des notes de frais

Assurer la coordination entre les services pour garantir l'exécution des tâches

Gérer les bons de commande, les factures et la coordination avec les fournisseurs

Assurer le bon fonctionnement du bureau et la logistique interne

Aider à la coordination de l'intégration des nouveaux employés

Gérer la documentation et les processus administratifs

Projets et amélioration

Soutenir les projets transversaux

Suivre les actions et les livrables

Identifier et mettre en œuvre des améliorations de processus

Collaboration, culture et amélioration continue

Collaborer avec le service des installations sur l'utilisation des espaces, les exercices de sécurité et la communication relative à la maintenance.

Contribuer aux initiatives en matière de développement durable et de bien-être (recyclage, réduction des déchets, de pratiques écoénergétiques au bureau).

Proposer des moyens d'optimiser les processus d'accueil et de bureau à l'aide d'outils modernes et de bonnes pratiques.

Respecter les normes de confidentialité et de protection des données concernant les employés, les visiteurs et les informations de l'entreprise.

Assurer le rôle de liaison clé avec les parties prenantes internes et externes

Profil recherché

5 à 10 ans d'expérience administrative

Solides compétences en organisation et en multitâche

Maîtrise de Microsoft 365

Maîtrise du français et de l'anglais (à l'oral et à l'écrit) pour accompagner les parties prenantes locales et internationales.

Excellentes compétences en matière de service à la clientèle ; solides aptitudes en communication interpersonnelle, orale et écrite.

Sens de l'organisation, souci du détail et capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.

Discrétion, professionnalisme et fiabilité (ponctualité, rigueur).

Atouts

Expérience dans la coordination d'événements/de sessions de formation ou l'accueil de clients/partenaires.

Connaissance des systèmes de gestion des visiteurs, des systèmes de contrôle d'accès ou des outils de billetterie.

Ce que nous offrons :

Un rôle valorisant : contribuer à des bâtiments intelligents et durables.

Une culture collaborative et innovante offrant des opportunités d'apprentissage et de développement.

Une rémunération et des avantages sociaux compétitifs.

Un environnement de travail moderne et accueillant, avec des événements et des formations sur place.

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