Technicien en administration – attaché de direction; SNS - DSI

Description

Au CISSSMO, nous partageons une mission commune : maintenir et améliorer la santé et le bien‑être de notre communauté en rendant accessible un ensemble de services de santé et de services sociaux intégrés et de qualité.

• Responsabilité du fonctionnement administratif et de membres du personnel de la direction qui œuvrent dans des fonctions de secrétariat (ex.: agente administrative) au sein de la direction, afin d’optimiser les modes de fonctionnement et d’uniformiser les compétences du personnel de bureau à l’intérieur de la direction.
• Assurer le respect et l’application des normes et des différentes modalités administratives déterminées par l’établissement.
• Veiller à l’efficience des activités administratives de la direction et collaborer à la sélection du personnel de bureau, à leur évaluation ainsi qu’à leur développement de compétences.
• Détention d’un pouvoir de recommandation en ce qui concerne l’application des procédés administratifs du personnel de bureau de l’ensemble de la direction.
• Intervenir auprès du personnel de la direction dans la gestion et le suivi de dossiers reliés aux responsabilités de la direction, et ce, autant pour les mandats avec les partenaires externes qu’internes.
• Participer aux discussions touchant le fonctionnement de l’ensemble de la direction afin d’optimiser les différents processus administratifs.
• Participer aux discussions touchant l’élaboration et l’harmonisation des politiques et procédures administratives ainsi que des outils de travail de l’organisation et du développement des compétences du personnel administratif.
• Transmettre l’information auprès du personnel de soutien et aux gestionnaires, si requis.

• Assister sa supérieure immédiate dans les différents mandats qui lui sont confiés.
• Responsable de la gestion d’agenda et des courriels de sa supérieure immédiate en tenant compte des priorités.
• Assurer le suivi des courriels et du courrier en collaboration avec sa supérieure immédiate et mettre en place un mécanisme de suivi pour les redditions de comptes.
• Participer aux rencontres du comité de gestion de sa direction et du comité de soutien de la haute direction.
• Participer, le cas échéant, au sous‑comité du conseil d’administration dont sa direction est responsable.
• Assister à des rencontres ou à des comités à titre de représentante de la direction.
• Représenter, à la demande de sa supérieure, sa direction tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’établissement.
• Effectuer des travaux d’ordre administratif reliés à la gestion des ressources financières, des ressources humaines, des ressources matérielles et à l’organisation du travail.
• Autoriser les relevés de présence des gestionnaires et autres employés de la direction et remplir les formulaires de demandes de remboursement des dépenses liées au travail de sa supérieure immédiate.
• Assurer un soutien à sa supérieure immédiate et aux gestionnaires de sa direction en les conseillant sur la définition d'orientations, d'objectifs et de priorités en matière de procédés administratifs.
• Émettre, à l’intérieur de son champ d’autorité, des directives aux unités administratives de sa direction.
• Responsable de l’application du programme d’identification visuelle quant à la conformité des documents produits par les gestionnaires ou le personnel de la direction.
• Collaborer à l’élaboration de politiques, procédures, programmes, normes, règles ou procédés de nature administrative à l’intérieur de sa direction, en assurer le contrôle, l’application et la mise à jour.
• S’assurer du respect des lois, des politiques, des procédures, des normes, des contrats, des règlements et des directives en fonction des mandats qui lui sont confiés.
• Responsable des mises à jour des outils de communication de la direction, notamment le bottin des employés et gestionnaires, l’organigramme, l’intranet, etc.
• Responsable du personnel administratif de la direction qui œuvre dans des fonctions de secrétariat au sein de la direction.
• Responsable, le cas échéant, de l’aspect logistique lié à l’arrivée d’un nouveau gestionnaire ou personnel de soutien de sa direction.
• Assurer…