Adjointe Administrative​/Administrative Assistant

Overview

IPS est à la recherche de personnel administratif et de bureau dévoué pour être le pilier de notre équipe innovante. Chez IPS, nous savons que les grandes idées et les projets révolutionnaires reposent sur un soutien exceptionnel en coulisses. Votre développement professionnel est notre priorité, et les opportunités ici sont illimitées. Nous prenons soin de nos employés en offrant un ensemble d'avantages sociaux complets, un équilibre entre vie professionnelle et personnelle, ainsi qu'une stabilité d'emploi.

Si vous vous épanouissez dans un environnement dynamique où votre travail est reconnu et apprécié, IPS est l'endroit idéal pour vous.

L'Adjoint(e) administratif(coordonne toutes les tâches liées à la réception, y compris la gestion des appels téléphoniques, l'accueil des visiteurs et l'exécution des tâches administratives générales.

• Répondre aux appels téléphoniques et assurer un suivi efficace ;
• Rédiger des soumissions et des rapports avec rigueur et précision ;
• Effectuer la facturation et transmettre les documents aux clients ;
• Ouvrir et gérer les dossiers administratifs ;
• Réceptionner le matériel, vérifier sa conformité avec les bons de commande et en assurer le suivi ;
• Classer, numériser et organiser les documents pour une gestion optimale ;
• Planifier et coordonner les envois avec les transporteurs ;
• Accomplir toute autre tâche connexe afin de soutenir les opérations.

The Administrative Assistant coordinates all tasks related to the front office, including answering telephone calls, welcoming visitors, and handling general administrative duties.

• Answer telephone calls and ensure efficient follow-up;
• Draft quotes and reports with accuracy and precision;
• Process invoicing and send documents to clients;
• Open and manage administrative files;
• Receive materials, verify compliance with purchase orders, and ensure follow-up;
• File, scan, and organize documents for optimal management;
• Plan and coordinate shipments with carriers;
• Perform any other related tasks to support operations.

• Excellente maîtrise du français et de l'anglais parlé et écrit ;
• Connaissance de la suite Office 365 ;
• Bonne gestion des priorités et sens de l’organisation ;
• Ponctuel ;
• Formation pertinente en secrétariat, bureautique ou dans un domaine connexe.

• Excellent command of spoken and written French and English;
• Proficiency in Microsoft Office 365;
• Strong ability to manage priorities and organizational skills;
• Punctual;
• Relevant training in secretarial work, office administration, or a related field.

Vous vous épanouirez chez IPS si vous…

• Faites preuve d'intégrité et priorisez la sécurité. Vous adoptez des normes élevées et vous engagez à maintenir un environnement de travail sûr et éthique.
• Valorisez le travail d'équipe et la responsabilité. Vous collaborez efficacement avec les autres, assumez vos responsabilités, servez les autres et tenez vos engagements.
• Êtes orienté vers le client. Vous êtes déterminé à offrir une expérience client exceptionnelle et à dépasser les attentes.
• Possédez un esprit entrepreneurial. Vous êtes proactif, innovant et vous vous épanouissez dans un environnement dynamique.
• Communiquez efficacement et de manière ciblée. Vous tenez tout le monde informé avec des communications claires et concises.
• Restez curieux et aimez apprendre. Vous cherchez constamment à acquérir de nouvelles connaissances et à vous développer personnellement et professionnellement.

• Lead with integrity and prioritize safety. You demonstrate high standards and commit to a safe, ethical workplace.
• Value teamwork and accountability. You work well with others, take responsibility, serve others, and deliver on your commitments.
• Focus on the customer. You are dedicated to providing an unmatched customer experience and exceeding expectations.
• Have an entrepreneurial spirit. You’re proactive, innovative, and thrive in a fast-paced environ ment.
• Communicate effectively and with purpose. You keep everyone informed with clear, concise communication.
• Stay curious and love to learn.…