Adjointe coordonnatrice de projet de construction - Vaudreuil-Dorion

Location: Vaudreuil-Dorion

Notre client de Vaudreuil dans le secteur de la construction, est actuellement à la recherche d'un adjointe coordinatrice de projet. Sous la responsabilité du directeur le titulaire du poste aura la principale fonction d’assister different departements dans leurs procédures de soumissions, en plus de faire la gestion des divers documents et appels d’offres.

Avantages

Du lundi au vendredi Horaires de travail flexibles 8h-17h

Salaire compétitive

Assurances collectives complètes (médicament, dentaire, vue, voyage, invalidité, vie, et plus)

Horaire flexible pour le personnel administratif pour la conciliation travail-famille

Location Vaudreuil

Responsabilités
Administration générale

Gestion des courriels et de la correspondance.

Préparation, rédaction et mise en forme de documents.

Classement électronique et papier des dossiers.

Gestion des appels téléphoniques.

Organisation des réunions et rédaction des comptes rendus.

Suivi des échéanciers administratifs.

Coordination de projets

Ouverture et fermeture des dossiers de projets.

Création et mise à jour des listes de suivi.

Suivi des échéanciers de projets.

Coordination entre les chargés de projet, clients, sous-traitants et fournisseurs.

Organisation des réunions de démarrage et de suivi.

Préparation des documents de soumission.

Suivi des demandes de changements et extras.

Gestion documentaire

Préparation et transmission des contrats.

Gestion des dessins, plans et devis.

Distribution des addendas et mises à jour.

Contrôle des versions des documents.

Archivage des documents de projet.

Suivi financier

Création des projets dans le système comptable.

Préparation des demandes de paiement.

Suivi des comptes recevables et payables liés aux projets.

Vérification des factures des fournisseurs et sous-traitants.

Compilation des coûts de projet.

Préparation des rapports de suivi budgétaire.

Suivi des bons de commande.

Gestion des sous-traitants

Collecte des documents de conformité.

Vérification des assurances.

Vérification des lettres de conformité CCQ, CNESST et autres organismes requis.

Suivi des quittances.

Gestion des contrats de sous-traitance.

Suivi des renouvellements de documents obligatoires.

Santé et sécurité

Collecte des documents SST.

Suivi des formations obligatoires.

Gestion des accès aux chantiers.

Préparation des documents de prévention.

Mise à jour des registres SST.

Support aux chargés de projet

Préparation des rapports d'avancement.

Compilation des informations de chantier.

Coordination des demandes clients.

Suivi des déficiences.

Préparation des dossiers de fermeture de projet.

Support administratif aux réunions de chantier.

Gestion des achats et approvisionnements

Demande de prix auprès des fournisseurs.

Émission et suivi des bons de commande.

Coordination des livraisons.

Suivi des équipements en location.

Contrôle des retours de matériel.

Rapports et indicateurs

Mise à jour des tableaux de bord.

Compilation des indicateurs de performance.

Production de rapports hebdomadaires et mensuels.

Analyse des écarts entre budget et coûts réels.

Préparation des documents pour la direction.

Responsabilités clés

Assurer la fluidité administrative des projets.

Maintenir les dossiers complets et conformes.

Respecter les échéanciers contractuels.

Faciliter la communication entre toutes les parties prenantes.

Soutenir les gestionnaires de projet dans l'atteinte des objectifs de coûts, délais et qualité.

Qualifications

Titulaire d’un Diplôme d’étude collégiale (DEC) ou expérience équivalente ;

Posséder 3 à 5 ans d’expériences dans un poste similaire;

Maîtriser le français et l’anglais écrit et oral;

Communiquer en Anglais avec des [clients/partenaires/employés] [anglophones] situés hors du Québec sur une base [quotidienne/régulière]

Bonne connaissances de la suite Office (Word, Excel, Outlook, etc.);

Bonne capacité logique et méthodique;

Bonnes capacités communicationnelles et de vulgarisation;

Excellent sens de l’organisation.

Compétences supplémentaires

Gestion des dénonciations de contrat.

Suivi des quittances progressives et finales.

Gestion des dessins d'atelier.

Suivi des demandes d'inspection.

Préparation des dossiers de réclamation.

Suivi des équipements de chantier et locations (Fraco, échafaudages, nacelles, etc.).

Coordination…