Technicien; ne), comptabilité et soutien administratif - FONDATION OLO

Position: Technicien(ne), comptabilité et soutien administratif - FONDATION OLO
Location: Montreal

Préambule
Agir avec précision, pour une saine gestion
Relevant de la Cheffe, comptabilité et information financière, la personne occupant ce poste joue un rôle central dans l’efficience et la saine gestion de la Fondation au quotidien. La collaboration représente la clé à la réussite de ce rôle, qui témoigne de la croissance des activités, et offre l’opportunité à la personne de travailler en mode binôme avec une technicienne comptable déjà en poste.

Le partage des tâches nourrira une réelle synergie au sein de la  direction, finances, talents et développement organisationnel , dans une logique de soutien mutuel, de rigueur et d’amélioration continue. La personne sera appelée à collaborer étroitement avec le ou la coordonnateur
· trice administratif
· ive, traitement des dons et services aux donateurs (recrutement en cours) au sein de l’équipe dédiée au développement philanthropique. Par la diversité des responsabilités (comptables, administratives et logistiques), ce rôle permet de mesurer concrètement comment chaque action, même la plus discrète, contribue à renforcer la cohérence des opérations, la qualité des processus et, ultimement, l’impact de la Fondation sur sa mission.

Responsabilités du poste

1, Assurer les différentes étapes du cycle de vie des coupons Olo et autres transactions inhérentes aux services offerts sur le terrain

Gérer et concilier les inventaires des produits offerts par la Fondation Olo dans Sage et Shiphero;

Gérer les commandes de coupons et d’outils avec notre partenaire en logistique;

Créer les factures liées aux commandes de coupons, outils et vitamines par les membres, les organismes de la communauté et autres clients dans Prodon;

Concilier et préparer des rapports sur l’utilisation des soldes de crédit mensuellement;

Déposer les informations pertinentes (soldes de crédits, factures) sur les plateformes Panorama et Mon Pano, utilisées par les membres de la Fondation;

Effectuer le traitement administratif des coupons émis par les membres, utilisés ou expirés;

Assister l’équipe des finances dans le processus budgétaire;

Soutenir trimestriellement la Cheffe, comptabilité et information financière dans la préparation des analyses des comptes du grand livre;

Répondre à divers besoins d’information administrative des collègues et de la direction.

2. Assurer une gamme d'opérations comptables essentielles à la saine gestion de la Fondation

Payables

Recevoir, valider, obtenir les approbations requises et comptabiliser les factures reçues des fournisseurs;

Procéder aux suivis des factures payées par carte de crédit;

Procéder aux déboursés et envoyer les avis de paiement aux fournisseurs.

Recevables

Gérer le traitement des encaissements dans Prodon et Sage;

Recueillir l’information sur les plateformes bancaires (Bambora, Netbanx);

Comptabiliser les dépôts et effectuer les suivis si requis;

Préparer la facturation pour la cotisation annuelle des membres et autres recevables;

Faire parvenir des états de comptes aux partenaires ou membres à l’occasion.

Veiller, en collaboration avec la Cheffe, comptabilité et information financière, au respect des procédures comptables;

Assister l’équipe des finances dans le cadre de l’exercice annuel de l’audit;

Contribuer au maintien et à la mise à jour des indicateurs du tableau de bord;

Produire différents rapports selon les besoins des équipes;

Travailler conjointement avec le ou la coordonnateur
· trice administratif
· ive, traitement des dons et services aux donateurs;

Soutenir ponctuellement l’équipe de la Fondation pour les événements philanthropiques au besoin;

Effectuer l’envoi des colis à l’occasion;

Participer à des comités et à tout autre tâche pour soutenir l’équipe administration et finances.

3. Contribuer au bon fonctionnement administratif et à la coordination interne

Veiller, en collaboration avec la Cheffe, comptabilité et information financière, au respect des procédures comptables;

Assister l’équipe des finances dans le cadre de l’exercice annuel de l’audit;

Contribuer au maintien et à la mise à jour des indicateurs du tableau de bord;

Produire différents rapports selon les besoins des équipes;

Travailler conjointement avec le ou la coordonnateur
· trice…