Coordonnateur administratif ou Coordonnatrice administrative - déboursés

Milieu de travail

Relevant de la Direction des finances et des infrastructures, le Service de la comptabilité et de la trésorerie est responsable des opérations comptables (revenus, déboursés, flux de trésorerie), de la tenue des systèmes comptables (grand livre) et de la préparation des rapports et états financiers.

Le coordonnateur administratif ou la coordonnatrice administrative - déboursés effectue des travaux techniques liés à la gestion des débournés. La personne titulaire de l’emploi agit à titre de personne-ressource auprès des membres de l’équipe, effectue la planification du travail nécessaire au maintien des opérations courantes des débournés et coordonne les activités relatives à la gestion des dossiers fournisseurs.

PLUS SPÉCIFIQUEMENT, LA PERSONNE TITULAIRE DE CET EMPLOI :

• Assure la coordination efficace des activités des opérations techniques des débournés et agit comme personne-ressource opérationnelles auprès des membres de l'équipe des débournés:
  • Élabore un échéancier de travail hebdomadaire et mensuel reliés aux diverses opérations techniques sous sa responsabilité et dans le respect des échéanciers établis.
  • Élabore un calendrier annuel des activités et le tient à jour.
  • Rappelle les échéanciers particuliers et effectue les suivis à cet effet.
  • S’assure de la conformité et de la qualité du travail effectué par les membres de l’équipe ainsi que du service à la clientèle.
• Forme, conseille et assiste les membres de l’équipe sur les processus et les méthodes de travail.
• S’assure de l’émission, de la vérification, de l’approbation et de l’expédition hebdomadaire des paiements aux fournisseurs.
• Effectue l’analyse et la comptabilisation des courus de fin d’année relativement à la préparation des états financiers annuels et fournit aux vérificateurs externes les informations demandées lors des audits statutaires ou des mandats spéciaux.
• Procède aux analyses de comptes en vue de la préparation des états financiers annuels et trimestriels. Identifie et corrige toutes anomalies et irrégularités selon les principes comptables et les règles financières des universités.
• Collabore avec les autres membres du service de la comptabilité et de la trésorerie afin d’améliorer les processus internes relatifs à la production de l’information financière et participe au processus de rapport financier trimestriel.
• S’assure du suivi des demandes de transferts bancaires, des remises et des crédits de taxes dans les comptes appropriés ainsi que de l’émission des feuillets fiscaux reliés aux petits fournisseurs.
• Coordonne le transfert de données aux systèmes financiers de HEC Montréal (passerelles comptables).
• En collaboration avec son supérieur, développe, met à jour et documente les politiques, les directives et les processus de travail relatifs à la gestion des débournés selon les règles établies de HEC Montréal.
• Identifie les zones d’inefficience et implante des solutions à long terme permettant d’améliorer les processus.
• Collabore avec différents partenaires d’affaires au sein de l’École en cas de projets spéciaux.
• Contribue au développement des technologies de l’information de son secteur d’activités :
  • Agit comme acteur du changement au sein de son équipe et favorise l’utilisation et l’implantation de nouvelles technologies.
  • Évalue les procédures actuelles et étudie les fonctionnalités non exploitées du système afin d’identifier les façons d’intégrer de nouvelles procédures.
  • Participe activement aux activités d’implantation et de mise à jour du système de gestion intégré.
• Assure des relations étroites auprès des différentes unités de HEC Montréal afin d’optimiser la gestion et la compréhension de la comptabilité.
• Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière;…