Coordinator, Practice Group Billing​/Coordonnateur·rice de la facturation

Location: Montreal

** Purpose of the Role
** The Coordinator, Practice Group Billing will be expected to efficiently process pre-bills and final billings for assigned Practice Group(s).  
** Key Responsibilities
*** Final billings on a monthly/quarterly or on-request basis
* Process and edit pre-bills
* Input changes to pre-bills in CMS
* Finalize and post pre-bills
* Prepare final bills for lawyer’s approval
* Submit final bills to clients or process by E-billing team
* Transfer time/disbursements according to lawyers' instructions and Firm guidelines and billing procedures
* Proactively monitor and review billing system to ensure that client data is kept current and accurate
* Train new Practice Assistant hires on billing process and procedures
* Provide backup to other Coordinators, Practice Group Billing as required
* Assist Timekeepers and Practice Assistants in designated Practice Group(s) with filing requirements
* Other duties as assigned
** Key Competencies
*** Grade 12 education with post-secondary education or combination of education and experience
* Experience in a law firm or professional services environ ment, in a finance / billing related role
* Understanding of accounting theory
* Proficient understanding of E-billing technical requirements and processes, and the billing process
* Ability to work as a team member under minimal supervision
* Good organization skills and ability to work under time pressure
* Excellent attention to detail
* Proficient in Microsoft Office software including Word, Excel, Outlook and Adobe Acrobat
* Excellent interpersonal and communication skills
* Proficiency in oral and written bilingualism (French and English) considered an asset
* Available to work overtime to meet month end and year end deadlines
** Description du poste
** La personne retenue devra traiter efficacement les factures préliminaires et finales du ou des groupes de pratique qui lui sont attribués.
** Principales attributions
*** traiter et corriger les factures préliminaires;
* saisir, dans CMS, les modifications devant être apportées aux factures préliminaires;
* finaliser les factures préliminaires et les envoyer;
* préparer les factures finales aux fins d’approbation par l’avocat
· e responsable;
* envoyer les factures finales aux clients ou à l’équipe Facturation électronique.
* Transférer les heures/débours selon les consignes des avocat
· es ainsi que les directives et procédures de facturation du cabinet.
* Surveiller de façon proactive le système de facturation pour assurer que les données des clients demeurent exactes et à jour.
* Former les adjoint
· es à la pratique nouvellement embauchés sur les processus de facturation.
* Prêter main-forte aux autres coordonnateur
· rices de la facturation au besoin.
* Exécuter d’autres tâches au besoin.
** Principales
* ** Diplôme d’études secondaires assorti d’études postsecondaires ou d’expérience de travail
* Expérience au sein d’un cabinet juridique ou d’un milieu de services professionnels dans un poste lié aux finances ou à la facturation
* Compréhension de la théorie comptable
* Maîtrise des exigences techniques et des processus de facturation électronique et standard
* Capacité à travailler en équipe sous supervision minimale
* Bon sens de l’organisation et capacité à travailler sous pression
* Grand souci du détail
* Maîtrise des logiciels de la suite Office (dont Word, Excel et Outlook) et d’Adobe Acrobat
* Excellentes aptitudes au chapitre des communications et des relations interpersonnelles
* Bilinguisme parlé et écrit (français et anglais), un atout
* Disponibilité pour faire des heures supplémentaires afin de respecter les échéances de fin de mois et de fin d’année  The expected salary range for this position is $62,000 - $74,000, depending on level of experience,…