Executive Assistant

Location: Montreal
* La traduction en anglais se trouve plus bas!/The French translation se trouve plus bas!
*** Description du poste
** Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction dynamique, minutieux(se) et proactif(ve) pour fournir un soutien administratif de haut niveau à deux directeurs principaux de l'équipe Divertissement et médias. Ce poste va au-delà du soutien administratif traditionnel : vous serez un partenaire clé pour aider nos dirigeants et notre équipe à fonctionner efficacement et à rester concentrés sur l'essentiel. Vous accomplirez un large éventail de tâches, gérerez des détails de nature confidentielle et critique, tout en utilisant votre expérience pour anticiper les problèmes potentiels et garantir le bon fonctionnement de l'équipe.
** Responsabilités
**** Assistance de direction
*** Gérer les agendas, planifier les réunions et coordonner les déplacements
* Suivre les dépenses des cadres et générer des notes de frais. Soumettre les notes de frais en temps opportun. Comprendre les calendriers budgétaires et les échéances
* Collaborer avec l'équipe de direction, si nécessaire, pour préparer les ordres du jour et les documents de réunion, rédiger les comptes rendus de réunion, suivre les mesures à prendre et assurer le suivi des livrables
* Planifier et coordonner les événements et les réunions virtuels et en personne, sur site et à l'extérieur, y compris la préparation des documents de réunion, la logistique, le lieu, les activités et la restauration
* Gérer les alias de messagerie, les listes de distribution et les répertoires partagés, y compris la gestion des autorisations
* Collaborer de manière irréprochable avec les autres administrateurs de l'équipe de direction pour planifier les réunions et coordonner les événements à l'échelle de l'organisation
* Peut servir de personne de référence pour les achats du département, y compris, mais sans s'y limiter, le suivi des PC et la gestion globale des actifs
** Gestion de la main-d'œuvre temporaire
*** Collaborer avec les équipes d'externalisation sur les commandes de personnel, les contrats et veiller à la conformité locale* Émettre des bons de commande, vérifier les factures et traiter les paiements pour les coûts et les dépenses liés à la main-d'œuvre temporaire
** Approvisionnement
* ** Utiliser le portail Supplier Central pour émettre des bons de commande, intégrer des fournisseurs et suivre les approbations, les commandes et les factures du début à la fin
* Servir de personne de contact pour les achats du département, y compris, mais sans s'y limiter, le suivi des PC, la gestion des fournisseurs et la gestion globale des actifs
** Qualifications minimales
*** Licence* 3 à 5 ans d'expérience dans le soutien aux cadres supérieurs dans un environnement multinational en constante évolution
* Excellentes compétences en matière de gestion du temps, d'organisation et de multitâche. Compréhension du fait que ce poste n'est pas un emploi classique de 9 h à 17 h
* Capacité à s'adapter à un environnement en constante évolution et à de nouveaux processus et responsabilités
* Capacité avérée à travailler sous pression, à communiquer efficacement et à respecter les délais
* Maîtrise de la suite Microsoft Office, des systèmes d'exploitation Mac et Windows et des applications professionnelles connexes telles que Slack, Microsoft Teams, Microsoft Share Point
* Aucune appréhension vis-à-vis des outils d'IA et capacité à les utiliser avec aisance. Compétences techniques
* Solides compétences en communication interpersonnelle et écrite/verbale en anglais
* Capacité et volonté de se déplacer pour assister à des événements ou à des réunions internes, au niveau local et international, selon les besoins
* En raison de la répartition géographique de notre équipe, vous serez parfois amené à travailler en dehors des heures de bureau habituelles
* Discrétion et expérience dans le traitement d'informations sensibles et confidentielles
** Le candidat idéal
*** Fait preuve d'initiative et est autonome, capable de travailler avec un minimum de supervision
* Excelle dans la gestion de projets complexes et dans l'obtention de résultats, tant de manière indépendante qu'en collaboration
* Aime…