Coordonnateur.trice de projet – Documentation, planification et gestion de données/Project Coordinator, Data Management
Job in
Montreal, Montréal, Province de Québec, Canada
Listing for:
Avison Young
Full Time
position
Listed on 2026-01-02
Job specializations:
-
Administrative/Clerical
Office Administrator/ Coordinator, Data Entry
-
Business
Office Administrator/ Coordinator
Job Description & How to Apply Below
Position: Coordonnateur.trice de projet – Documentation, planification et gestion de données/ Project Coordinator, Data Management
Location: MontrealOverview
Nous cherchons une personne très organisée et soucieuse du détail pour épauler nos équipes de projet pour les tâches suivantes :
Gestion et structuration de documents;Suivi des échéanciers;Contrôle des données financièresDocumentation de projets de grande qualité.Ce rôle est essential à la visibilité de projet, à la précision et à l’efficacité globale de l’équipe.
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We are looking for a highly organized and detail-oriented person to support our project teams through:
document management and structuring,schedule tracking,financial data control,high-quality project documentation.This role is central to project visibility, accuracy and overall team efficiency.
Responsibilities
Responsabilités
Suivi de projets dans SmartsheetÉtablir la structure du projet, les échéanciers et les champs de données dans SmartsheetMaintenir et mettre à jour les échéanciers de projet de façon régulièreFaire des suivis auprès des chargés de projet sur les bilans de progrèsVeiller à l’exactitude et l’intégrité des donnéesEffectuer des suivis pour tenir les échéanciers à jourSuivis financiers et facturationProgrammer les budgets des projets dans SmartsheetEntrer les contrats avec les bonnes descriptions et valeursSuivre les dépenses et les écartsPréparer les factures progressivesSoutenir les flux de travail d’approbation internesVérifier les informations de facturation des clientsFournir un soutien occasionnel pour la facturation mensuelleGestion de documentation et procédures d’approvisionnementPréparer et maintenir les gabarits de documentsCoordonner les procédures d’approvisionnement et de soumissionÉmettre des demandes pour des propositions et devisGérer les questions et les clarificationsRecevoir, organiser et valider les soumissionsEntrer les données dans les tableurs de comparaisonIdentifier les informations manquantes ou irrégulièresPréparer les documents de synthèse et de présentationAmélioration continueAméliorer les flux de travail et procédures pour les documentsMettre au point des gabarits et outils internesRecommander des solutions liées à l’automatisation ou à l’efficacitéContribuer aux bonnes pratiquesSoutien à l’équipePréparation de propositions de soutienMaintien des gabarits de l’entrepriseFournir occasionnellement du soutien administratifAutres tâches connexes liées à la fonction______________
Project tracking in SmartsheetSet up project structure, schedules, and data fields in SmartsheetMaintain and update project schedules regularlyFollow up with Project Managers on progress updatesEnsure data accuracy and integrityPerform follow-ups to keep schedules currentFinancial tracking and invoicingSet up project budgets in SmartsheetEnter contracts with proper descriptions and valuesTrack expenses and variancesPrepare progressive invoicesSupport internal approval workflowsVerify client billing informationProvide occasional support with monthly invoicingDocumentation management and procurement processesPrepare and maintain document templatesCoordinate procurement and bid processesIssue requests for proposals and quotationsManage questions and clarificationsReceive, organize and validate submissionsEnter data into comparison spreadsheetsIdentify missing or irregular informationPrepare summary and presentation documentsContinuous improvementImprove document workflows and processesDevelop templates and internal toolsRecommend automation or efficiency solutionsContribute to best practicesTeam supportSupport proposal preparationMaintain company templatesProvide occasional administrative supportPerform other related duties as requiredQualifications
PROFIL DU CANDIDAT
Ce poste convient à une personne qui possède les atouts suivants :
Aime travailler avec des documents, des données et des systèmesEst très organisée et méthodiqueEst dotée d’un fort souci du détailSait bien gérer plusieurs prioritésEst à l’aise à faire des suivis auprès des gensSe sent à l’aise dans un milieu dynamiqueSait proposer des améliorationsSait travailler de façon autonomeCOMPÉTENCES REQUISES
Bilinguisme requis tant à l’oral qu’à l’écrit (français et anglais), avec parfaites grammaires;Connaissance avancée de Smartsheet, Excel…
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