Administrateur Immobilier

Location: Pointe-Claire

Nous recherchons un(e) gestionnaire immobilier(ère) minutieux(se) pour notre client à Pointe-Claire, afin qu’il/elle devienne le pilier de notre équipe de gestion. Il s’agit d’un poste permanent à temps partiel. À ce poste, vous ferez le lien entre les opérations de haut niveau et les besoins quotidiens des locataires, en veillant à ce que notre portefeuille fonctionne comme une machine bien huilée.

Si vous appréciez la diversité des tâches, qu’il s’agisse de gérer les contrats avec les fournisseurs ou de rationaliser les rapports financiers, ce poste est fait pour vous.

Avantages
Du lundi au jeudi, de 9 h à 15 h
20 heures par semaine
Salaire : 30 $/heure
Une excellente opportunité pour toute personne à la recherche d'un poste permanent à temps partiel
2 semaines de congés payés
Parking sur place

Responsabilités
Communiquer sans délai au président toutes les préoccupations des copropriétaires ou tout problème concernant la gestion de l'immeuble.
S'engager à ne pas effectuer de tâches ou de missions personnelles pour le compte des copropriétaires ou des locataires pendant les heures de travail.
Contacter les fournisseurs et les entrepreneurs si nécessaire et coordonner leurs activités tout en veillant à causer le moins de
dérangements possible à l'ensemble des copropriétaires.
Veiller à la sûreté et à la sécurité de la propriété et signaler tout problème au président.
Répondre à toutes les questions concernant les copropriétaires.
Consigner vos présences et absences quotidiennes sur une feuille de présence mensuelle.

L'ADMINISTRATEUR fournit un soutien administratif aux membres du conseil d'administration.
Le rôle du gestionnaire est essentiel au bon fonctionnement et au bien-être de la copropriété. La diversité de ses responsabilités, allant des tâches administratives aux relations avec les copropriétaires, témoigne de l’impact significatif qu’il a sur la qualité de vie des copropriétaires.

GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE
Responsable de toutes les tâches comptables, notamment, mais sans s’y limiter, l’utilisation du logiciel Condo Manager.
Rédaction des courriers aux copropriétaires concernant les nouveaux frais de copropriété (y compris les courriers aux copropriétaires non résidents).
Tenue de registres précis de toutes les activités liées à la copropriété.
Préparation des formulaires de reçus fiscaux pour les copropriétaires.
Préparation d'un rapport sur les recettes de petite caisse, selon les besoins.
Payer, enregistrer et classer toutes les dépenses accessoires à facturer (badges d'accès, stationnement, etc.).
Payer, enregistrer et classer toutes les factures.
Être responsable de la saisie et du suivi des systèmes de badges d'accès et d'interphone.
Gestion de la paie des employés et paiement des retenues à la source (DAS).
Opérations bancaires/dépôts.
Participer au processus de budgétisation et à l'établissement des rapports financiers avec le comité des finances.
Superviser le recouvrement des charges de copropriété auprès des copropriétaires par prélèvement automatique via Condo
Manager le 1er de chaque mois.
Préparer un rapport mensuel à l'intention du comité des finances sur l'ensemble des décaissements (dépenses) et de la paie.
Tenir à jour un fichier Excel répertoriant tous les copropriétaires, en utilisant le modèle établi.

CORRESPONDANCE
Réception du courrier postal et des e-mails.
Rédaction (et traduction) de lettres à l’intention des copropriétaires concernant des projets ou des avis, à la
demande du conseil d’administration.
Documents requis par les notaires pour les ventes, les hypothèques, etc. (facturation à leur charge)
Envoi régulier d’e-mails ou de notes d’information au conseil d’administration sur l’état de la propriété
et les éventuels problèmes en cours.
Mémos ou notes à l’intention du personnel.

COMMUNICATION

« Bulletin » : traduction, envoi par e-mail, photocopie et distribution à chaque porte pour les personnes ne disposant pas d'adresse e-mail.
Affichage de toutes les notifications à l'intention des copropriétaires.
Transmission des réclamations au conseil d'administration.
Utilisation du programme Cyber Impact pour communiquer avec les copropriétaires.
Communiquer avec tous les agents immobiliers…